Wat is cliëntenonderzoek volgens de Wwft?
In een cliëntenonderzoek onderzoeken instellingen die onder de Wwft vallen altijd:
- Wie hun klanten zijn
- Waar het geld van hun klant vandaan komt en
- Waarvoor klanten het geld gebruiken.
Hoe de instelling het cliëntenonderzoek wil uitvoeren bepaalt zij voor een groot deel zelf. Dit is afhankelijk van de cliënt en de risico’s die de instelling ziet. Dit betekent dat de instelling in elk geval iedere klant onderzoekt, maar dat de intensiteit van dat onderzoek (ook) wordt bepaald door de risico’s die bijvoorbeeld:
- Bepaalde typen klanten
- Financiële producten en diensten
- Transacties en
- Landen of gebieden met zich meebrengen.
Instellingen treffen extra voorzorgsmaatregelen in gevallen waar een hoger risico bestaat op witwassen en/of financiering van terrorisme. Geeft het cliëntenonderzoek onvoldoende duidelijkheid? Dan mag de financieel dienstverlener geen werkzaamheden uitvoeren voor de klant.
Dat instellingen voor een groot deel zelf bepalen hoe zij het onderzoek uitvoeren, betekent dat de aanpak per financiële instelling kan verschillen. Dat zult u als BOVAG-lid merken, omdat bijvoorbeeld de automotive sector vaak als een bedrijfsactiviteit wordt beschouwd met een verhoogd risico. Dat houdt in dat u bij de ene instelling wellicht onderworpen wordt aan strengere eisen dan bij de andere.
Verschillende soorten cliëntenonderzoek
Bij het cliëntenonderzoek kunt u te maken krijgen met op hoofdlijnen drie verschillende soorten onderzoeken:
- Standaard onderzoek
Bij het standaard cliëntenonderzoek moet de instelling zijn cliënten identificeren, de achtergrond van de klant kennen en deze kritisch beoordelen. Hierbij komt de instelling te weten met wie er zaken gedaan wordt. Overigens betekent de term’ standaard’ dat wordt voldaan aan de minimale eisen. Elke bank vult dit op zijn eigen manier in.
- Vereenvoudigd onderzoek
Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek wordt alleen uitgevoerd wanneer het type zakelijke relatie, transactie en aangeboden product of dienst een laag risico op witwassen en financieren van terrorisme met zich meebrengt. Bijvoorbeeld producten waarbij de voordelen niet voor derden en alleen op lange termijn kunnen worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld bij een pensioenspaarrekening. Of producten waarbij dit risico lager is vanwege bijvoorbeeld bestedingslimieten of transparantie van eigendom. Beursgenoteerde vennootschappen en overheidsinstellingen zijn door de wetgever ook als laag-risico voorbeelden genoemd. Zij vallen namelijk al onder andere strenge wetgeving, zoals transparantievoorschriften bij wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur.
- Verscherpt onderzoek
Verscherpt cliëntenonderzoek vraagt om verdergaand onderzoek. De basis hiervoor vormt het standaard cliëntenonderzoek. Hierbij wordt specifiek ingegaan op geïdentificeerde risicofactoren. Bijvoorbeeld wanneer de klant een politiek prominent persoon (PEP) betreft. Of wanneer er een relatie is met een land wat door de Europese Unie als een hoog risico land op witwassen en financiering van terrorisme is aangewezen. Exporteert u bijvoorbeeld auto’s naar zulke landen, zoals Libië? Dan is de kans groot dat uw bank de klantrelatie met u een hogere risicobeoordeling geeft.
De instelling bepaalt zelf aan de hand van een risicobeoordeling of er sprake is van een hoog-risico situatie. De automotive sector wordt vaak als een branche gezien met een verhoogd risico. Daarom kan het zo zijn dat een bank of instelling een verscherpt onderzoek naar u uitvoert. Ook wanneer daarvoor geen directe aanleiding voor is. Op grond van de Wwft is dit toegestaan en zelfs verplicht.
Hoe ziet een cliëntenonderzoek er in de praktijk uit?
Hoe ziet een cliëntenonderzoek dat gericht is op rechtspersonen eruit? Vaak is de werkwijze als volgt:
1. Identificatie en verificatie
De financiële instelling wil weten met wie zij precies zaken doet en met wie zij precies te maken heeft. Hiervoor doorloopt de instelling grofweg de volgende stappen:
a. Identificatie en verificatie van de klant
De instelling verzamelt de basisinformatie over uw bedrijf, zoals het inschrijfnummer, uw rechtsvorm, de statutaire en handelsnamen en de adressen. Vervolgens verifieert de instelling deze informatie aan de hand van betrouwbare onafhankelijke bronnen, zoals het KvK Handelsregister of soortgelijke bronnen.
b. Vaststellen wie de rechtspersoon vertegenwoordigt en diens identiteit verifiëren
De persoon die uw bedrijf vertegenwoordigt richting de instelling moet zich identificeren en verifiëren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. De instelling moet daarbij vast te stellen of die persoon ook bevoegd is om uw bedrijf te vertegenwoordigen. Is er sprake van onduidelijkheid? Dan kan om bewijs gevraagd worden.
c. Vaststelling van het doel en beoogde aard van de zakelijke relatie
De instelling stelt vast waarom u een zakelijke relatie aan wilt gaan, welke producten u wilt gebruiken en hoe u deze (naar verwachting) gaat gebruiken. De instelling kan daarom aan u vragen:
- Hoeveel omzet er (naar verwachting) over een rekening zal verlopen
- Hoeveel transacties er jaarlijks plaatsvinden en
- Of er transacties naar het buitenland worden verwacht.
d. Inzicht verkrijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur en UBO’s
De instelling neemt maatregelen om inzicht te verkrijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van uw onderneming. Uitgangspunt is dat de instelling deze structuur kent en ook begrijpt. Dit betekent dat bij ingewikkelde structuren van ondernemingen meer inspanningen worden verricht om de (internationale) aandelen en beheersstructuur van de onderneming te begrijpen dan voor een Nederlandse bv met één dga. De instelling kan u hiervoor bijvoorbeeld vragen naar een organogram, een aandeelhoudersregister of andere documenten die inzicht geven in de structuur van uw bedrijf.
Het doel is om te identificeren wie de uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO) is of zijn van uw bedrijf. Voor het bepalen hiervan kan de instelling wettelijk gezien niet volstaan met het UBO-register van de KvK. Daarom zullen zij de structuur van uw bedrijf vaststellen en mogelijk vragen om een UBO-verklaring. Als er een verschil blijkt tussen het UBO-register, uw verklaring en/of de bevindingen van de instelling, dan is zij verplicht dit te melden bij de KvK.
e. Identificatie en verificatie van de identiteit van de UBO en overige gerelateerden
Heeft de instelling vastgesteld wie de UBO’s zijn? Dan moet zij ook de identiteit van de UBO’s verifiëren. Bijvoorbeeld aan de hand van het identiteitsbewijs. Daarnaast identificeert de instelling overige gerelateerde partijen, zoals de overige bestuursleden, entiteiten in uw bedrijfsstructuur of een garantsteller voor een lening.
2. Onderzoek naar risicofactoren en indicatoren
Heeft de instelling de identiteit van u en uw bedrijf vastgesteld en geverifieerd? Dan zal zij een uitgebreid onderzoek doen naar factoren en indicatoren die kunnen wijzen op een verhoogd risico op witwassen, terrorismefinanciering en andere vormen van financiële criminaliteit. Hieronder leest u welke zaken zij onderzoeken en wat daarbij mogelijk van u wordt verwacht:
a) Entiteitgebonden risicofactoren
Instellingen moeten bepalen of uw bedrijf een hoger risico vormt dan anderen. Daarbij houden ze rekening met risico’s die verband houden met het type rechtsvorm en uw bedrijfsactiviteiten. Hierbij wordt vaak gekeken of u relaties heeft met sectoren waaraan:
- Een hoger corruptie risico is verbonden
- Een hoger witwasrisico is verbonden of
- Aanzienlijke bedragen aan contant geld omgaan.
Daarnaast kunnen er ongebruikelijke omstandigheden zijn die het risico ten opzichte van de instelling verhogen zoals:
- Het uitblijven van een duidelijke strategie of economisch doel nadat uw onderneming recent is gestart.
- U heeft al meerdere rekeningen geactiveerd bij de instelling en het is onduidelijk wat de samenhang daarvan is of
- De eigendomsstructuur van uw bedrijf lijkt ongebruikelijk of buitensporig complex gezien de aard van uw bedrijfsactiviteiten.
b) Landgebonden en geografische risicofactoren
Een instelling kijkt naar het land waar uw bedrijf is gevestigd of geregistreerd, maar ook naar landen waar uw zakelijke activiteiten plaatsvinden. Zoals de landen waar u vanuit importeert of waarnaar u exporteert. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een landenlijst die per instelling kan verschillen. Wordt er een hoger geografisch risico geïdentificeerd? Dan kan een instelling verscherpt onderzoek uitvoeren. Dit doet ze naar de aard van de ontplooide activiteiten en de omvang van de (verwachte) transactie activiteit.
c) Product-, dienst- en transactiegebonden risicofactoren
Sommige financiële producten, diensten en transacties brengen meer risico op witwassen en terrorismefinanciering mee dan andere. De instelling weegt hierbij factoren af als de mate van transparantie, de omvang of de complexiteit van een product, dienst of transactie. Denk bijvoorbeeld aan kredietverleningen, derdengeldenrekeningen, afstortovereenkomsten en hoge bestedingslimieten. Neemt u meer risicovolle producten af? Dan zal de instelling een scherper toezicht op de klantrelatie houden. Ook kunnen ze vaker vragen stellen of verduidelijking vragen over uw activiteiten of bepaalde transacties.
d) Risico onderzoek ten aanzien van de herkomst van middelen en vermogen
Instellingen moeten onderzoeken of de bron van de middelen die u gebruikt bij de zakelijke relatie of transactie legaal is. Aan de hand van andere risicofactoren wordt bepaald hoe vergaand het onderzoek moet zijn om de aannemelijkheid ervan vast te stellen.
Combinaties van indicatoren zijn: het desbetreffende bedrag, de opgegeven reden van de herkomst, uw leeftijd en beroep, uw bedrijfsactiviteiten, het land van herkomst of bestemming van de middelen en geleverde product of dienst. In sommige gevallen is het als onderdeel van het verscherpt cliëntenonderzoek vaak nodig om inzicht te krijgen in de vermogenspositie - en de herkomst daarvan - van de UBO van uw bedrijf. De instelling kan dan ook om documenten vragen die de bron van middelen of vermogen bevestigen, zoals een belastingaangifte of in- en verkoopfacturen.
e) Risico’s verbonden aan betrokkenheid van PEPs, corruptie en omkoping
Politiek prominente personen kunnen hun functie en daarbij behorende invloed misbruiken om bijvoorbeeld steekpenningen aan te nemen, geld wit te wassen of activiteiten te ontplooien voor het financieren van terrorisme. Een instelling is verplicht om uw bedrijf, de UBO(s) en enige relaties te screenen tegen zogenaamde PEP lijsten.
Zodra betrokkenheid van een PEP (Politically Exposed Person) blijkt, dan moet de instelling verscherpt onderzoek uitvoeren en verscherpt toezicht houden op de klantrelatie. Het is dus niet verboden een relatie aan te gaan wanneer betrokkenheid blijkt, want een PEP is niet per definitie betrokken bij criminele activiteiten. Het gaat dus om preventieve maatregelen, zoals een onderzoek naar de herkomst van het vermogen van de UBO die kwalificeert als PEP.
f) Risico’s voor sancties
Sanctiemaatregelen worden ingezet als reactie op schendingen van het internationale recht. De maatregelen kunnen van toepassing zijn tegen landen, personen en/of organisaties. Een instelling is verplicht om u, uw bedrijf en de geïdentificeerde relaties te screenen tegen diverse sanctielijsten en geïdentificeerde sanctie risico's in kaart te brengen en te beoordelen.
Meestal zijn personen en entiteiten die op een sanctielijst vermeld staan een gegronde reden om het risico van de klantrelatie naar ‘onaanvaardbaar’ te verhogen en de zakelijke relatie te weigeren of te beëindigen. Ook kijkt de instelling of u handelt in gesanctioneerde goederen of zaken doet in een sector waar hierop een verhoogd risico is. Op de website van de
Rijksdienst voor Ondernemend Nederland kunt u zien op welke goederen en diensten sancties van toepassing zijn.
g) Reputatierisico
Instellingen moeten rekening houden met de reputatie van klanten, de UBO’s en overige relaties. De instelling doet daarom onderzoek naar de reputatie van u en uw bedrijf. Relevant hiervoor is bijvoorbeeld of er negatieve mediaberichten zijn over uw bedrijf. Of wanneer uw bedrijf voorkomt op interne lijsten van klanten waarvan afscheid is genomen vanwege onacceptabele compliance risico’s.
h) Distributiekanaal gebonden risicofactoren
Instellingen bieden hun diensten en producten aan via verschillende distributiekanalen. Kredietvoorzieningen zoals hypotheken en leasing sluit u af via intermediairs, in plaats van rechtstreeks bij de instelling.
Risicofactoren hierbij houden verband met:
- De mate waarin uw zakelijke relatie op afstand wordt onderhouden.
- De mate van compliance van uw intermediair aan de Wwft of vergelijkbare regelgeving.
- De locatie waar uw intermediair in het buitenland gevestigd is en
- Zakelijke relaties en transacties die op afstand zonder garantie worden gesloten, zoals elektronische betalingen.
i) Risico onderzoek ten aanzien van fiscale integriteit
Op grond van de Wft en de Wwft en vanwege de bescherming van hun opgebouwde reputatie hebben instellingen een poortwachter rol om te voorkomen dat zij gebruikt worden bij belastingontduiking door cliënten. Daarom doen instellingen onderzoek naar uw eigendomsstructuur en transacties. Zij beoordelen daarbij belastingontwijkende elementen op kenmerken van belastingontduiking en voorkomen zij handelingen die strafbaar zijn of in het maatschappelijk verkeer als onacceptabel worden beschouwd.
Risicobeoordeling en -kwalificatie
Zijn alle genoemde factoren onderzocht? Dan maakt een instelling op basis van alle informatie, data en documenten over uw bedrijf en uw relaties een afweging om te kunnen beoordelen of de zakelijke relatie aangegaan of voortgezet kan worden. De instelling kijkt naar het totaalplaatje, dus naar een combinatie van alle geïdentificeerde risicofactoren en voorzorgsmaatregelen. Vervolgens bepaalt ze welke risicoclassificatie zij aan de klantrelatie met u toepast. Dat kan variëren tussen laag, gemiddeld, hoog of onacceptabel. Deze risicoclassificatie bepaalt of en hoe de instelling uw klantrelatie aangaat of voortzet. Ook bepaalt het de mate van monitoring tijdens de voortzetting van de zakelijke relatie.
Om welke documenten kan een financiële instelling vragen?
Tijdens de uitvoering van het cliëntenonderzoek vraagt een financiële instelling u om een aantal documenten. Deze heeft zij nodig om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs met een echtheidscheck is bijvoorbeeld nodig om te bevestigen dat u daadwerkelijk de persoon bent met wie de instelling zaken doet. Door een vennootschapscontract, organogram of aandeelhoudersregister op te vragen, kan de instelling controleren hoe het eigendom en zeggenschap in uw bedrijf geregeld is, wie er betrokken zijn bij uw onderneming en natuurlijk wie er aangemerkt moet worden als uiteindelijk belanghebbende (UBO). Hieronder vindt u een overzicht met de documenten die vaak worden opgevraagd bij de meest voorkomende rechtsvormen:
