De hoofdregel is dat bedrijven alleen die gegevens in het personeelsdossier mogen opslaan die noodzakelijk zijn. Bijvoorbeeld de gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren.
Andere gegevens mag u opslaan omdat u die bijvoorbeeld nodig heeft om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belastingen en premies. Een overzicht van de gegevens die u wel vast mag leggen in het personeelsdossier:
- Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, een kopie van het identiteitsbewijs en het Burgerservicenummer (BSN).
- Arbeidsovereenkomst en de voorwaarden daarbij, functieomschrijving, verslagen van beoordelingsgesprekken, verzuimfrequentie, vakantiedagensaldo en persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende.
- Salarisgegevens, rekeningnummer, toeslagen, subsidies, werkgeversverklaring, autoregeling, pensioengegevens, verzekeringen, kopieën van salarisstroken en jaaropgaves.
Welke gegevens mag u niet opslaan in het personeelsdossier?
Behoudens een aantal uitzonderingen mag u geen gevoelige gegevens opnemen in het personeelsdossier. Gevoelige gegevens worden ook wel ‘bijzondere persoonsgegevens’ genoemd. Hierbij kunt u denken aan de volgende gegevens:
- Er mag niets geregistreerd worden over godsdienst, levensovertuiging, gezondheid, medische gegevens, ras, seksuele leven (bijvoorbeeld seksuele geaardheid), politieke gezindheid en strafrechtelijke gegevens.
- Er mag alleen iets genoteerd worden over godsdienst, levensovertuiging of politieke gezindheid als het bedrijf gebaseerd is op de betreffende godsdienst, levensovertuiging of politieke kleur.
- Lidmaatschap van een vakbond mag niet geregistreerd worden. Maakt de medewerker gebruik van de regeling in de cao’s voor het Motorvoertuigenbedrijf en Tweewielerbedrijf, de cao Tankstations en Wasbedrijven of de cao voor het Carrosseriebedrijf, waarbij de werkgever bijdraagt in de kosten van het lidmaatschap, dan mag alleen genoteerd worden dat hij lid is.
Zieke medewerker: welke gegevens mag ik registreren?
Heeft u een zieke medewerker in dienst, dan gelden er specifieke regels over wat u vast mag leggen in het personeelsdossier. Zo mag u niet vragen of registreren wat de medewerker heeft, ook niet als de medewerker dit vrijwillig aangeeft bij zijn ziekmelding.
Medische gegevens mag u namelijk in principe niet opnemen in het personeelsdossier. Maar in het kader van de verzuimbegeleiding van de zieke medewerker wordt er een uitzondering gemaakt voor een aantal noodzakelijke medische gegevens. De volgende gegevens mag u daarom opnemen in het personeelsdossier:
- Het feit of de ziekte verband houdt met een ongeval op het werk, de vermoedelijke duur van het verzuim en de mate waarin een medewerker arbeidsongeschikt is. Deze gegevens mag u vastleggen nadat u hierover overleg heeft gehad met de bedrijfsarts of arbodienst.
- Algemene gegevens die niet privacygevoelig zijn over ziek- en herstelmeldingen en correspondentie hierover met de arbodienst en de medewerker.
- Soms is het noodzakelijk dat werkgever en/of collega’s op de hoogte zijn van de gezondheid van een medewerker (epilepsie, diabetes). Als de medewerker daar toestemming voor geeft, dan mag dit in het personeelsdossier opgenomen worden.
- Is een medewerker aan het re-integreren? Dan mag u registreren welke werkzaamheden hij niet meer of juist wel kan uitvoeren.
BOVAG Privacytool
BOVAG helpt de leden met de Privacytool om aan de privacywet te voldoen. BOVAG-bedrijven die de 16 stappen tellende tool gebruiken, zijn na voltooiing 'AVG-proof'. Maak er kosteloos gebruik van en vraag uw voucher op via
mijn.bovag.nl/privacy.