De pagina wordt geladen...
Elena waarschuwingssysteem: voorkom fraude en diefstal
Wil je (potentiële) klanten screenen, vóórdat ze met jouw voertuig de weg op gaan? Gebruik dan Elena: het waarschuwingssysteem van BOVAG. Met dit systeem controleer je eenvoudig of de huurder, proefritrijder of klant in het verleden problemen heeft veroorzaakt, zoals wanbetaling, schade of verduistering. Gebruik Elena en voorkom fraude en diefstal.
Wat is Elena?
Elena is een landelijk waarschuwingssysteem van BOVAG. In dit waarschuwingssysteem kun je als auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper-, motor-, verhuur- of deelautobedrijf dubieuze klanten registreren. Bijvoorbeeld als zij zich niet aan de afspraken hebben gehouden bij verhuur, een proefrit of vervangend vervoer. Met Elena kunnen jij en collega-bedrijven elkaar dus waarschuwen. Dit helpt bij het voorkomen van schade, diefstal en andere vormen van fraude. Zodra je een (nieuwe) klant registreert, krijg je vanzelf een melding als die persoon is geregistreerd in het Elena-register. Andersom geldt ook dat je zelf personen en bedrijven kunt registreren. Zo houden we elkaar scherp.
Elena voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Ben je Elena-gebruiker? Dan heb je kosteloos toegang tot de database én het Centraal curatele- en bewindregister (CCBR).
Meld je aan voor Elena
Je kunt gratis gebruikmaken van Elena als je BOVAG-lid bent. Maar voordat je aan de slag kunt, moet je een aantal stappen doorlopen. Dat is nodig om te kunnen voldoen aan de strenge eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Heb je alle stappen succesvol doorlopen? Meld je dan eenvoudig aan voor Elena via deze knop:
Hoe werkt het Elena waarschuwingssysteem?
Je kunt op twee manieren gebruikmaken van Elena:
- Log in op https://app.elena.nl/auth/login met je Elena-gegevens; of
- Gebruik Elena binnen je softwarepakket, mits jouw software een Elena-koppeling heeft.
Hoe controleer je een klant in Elena?
Klopt er iemand bij je aan voor verhuur, een proefrit of vervangend vervoer, en heb je geen goed gevoel over die persoon? Voer dan de persoonsgegevens in en krijg automatisch een waarschuwing als er iets niet pluis is. Je kunt de persoon ook handmatig opzoeken in het Elena-register. Voer dan het documentnummer van het ID-bewijs in. Staat de persoon of het bedrijf in Elena, dan kun je weigeren om jouw voertuig mee te geven.
Doe je veel aan verhuur, proefritten of vervangend vervoer? Dan loont het om ID-documentscanner aan te schaffen in combinatie met een verificatiesysteem (bijvoorbeeld van ORIBI id-solutions of 24 ID-Check). Daarmee kun je het ID-bewijs of rijbewijs inscannen en het apparaat doet het verdere controleerwerk.
Hoe registreer je een klant in Elena?
Houdt een klant zich niet aan de afspraken? Dan kun je diegene eenvoudig registeren in het Elena waarschuwingssysteem. Je kunt de melding onder een passende categorie scharen en eenvoudig bewijsmateriaal aanleveren via het systeem. Is de registratie voltooid? Dan krijgt de persoon in kwestie hier een brief én een e-mail over. Wil de geregistreerde persoon de zaak rechtzetten en komen jullie samen tot een oplossing? Dan moet je de registratie ongedaan maken. Dat kan ook via Elena, binnen slechts een paar muisklikken. Je kunt via Elena eventueel ook direct aangifte doen bij de politie en een melding doen bij jouw verzekering.
Je mag een klant registreren in Elena in de volgende gevallen:
- Diefstal of verduistering van het voertuig door de klant.
- Gebruik van het voertuig voor strafbare feiten, zoals diefstal of smokkel (waarbij aangifte wordt gedaan).
- Niet betalen van openstaande rekeningen van meer dan € 50,-.
- Opzettelijke schade aan het voertuig, waaronder WA-schade.
- Te laat terugbrengen van het voertuig (meer dan 48 uur) zonder geldige reden of overmacht.
De voordelen van Elena
- Voorkom schade of verduistering van jouw voertuigen door de klant vooraf te screenen.
- Waarschuw je BOVAG-collega’s voor klanten die zich bij jou hebben misdragen.
- Werk met collega’s aan het terugdringen van criminaliteit in de mobiliteitsbranche.
- Voldoe aan de privacywetgeving en voorkom boetes.
- Registreer iemand eenvoudig bij wangedrag.
Voldoet Elena aan de Nederlandse wetgeving?
Ja, Elena voldoet volledig aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Wel ben je verplicht om de particuliere huurvoorwaarden voor auto's, aanhangwagens, caravans, campers of motoren aan te houden als je Elena gebruikt. Je mag ook de zakelijke huurvoorwaarden voor auto's gebruiken, maar dit is niet verplicht. Gebruik je Elena voor proefritten, dan kun je gebruikmaken van het proefritformulier.
Volg de training ‘Omgaan met criminaliteit en agressie’
Werk je bij een auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper- of motorbedrijf? Volg dan de training 'Omgaan met criminaliteit en agressie'. Daarin leer je hoe je Elena zo optimaal mogelijk toepast en krijg je praktische tips voor de omgang met lastige klantsituaties. Geïnteresseerd? Mail dan naar secretariaat@bovag.nl o.v.v. Elena-training.
Vragen? Elena Support helpt je verder!
Loop je tegen technische problemen aan? Neem dan contact op met Elena Support. Ook voor installatiebegeleiding, vragen over software en functionaliteiten is onze supportafdeling bereikbaar.
Je bereikt Elena Support via:
📧 support@elena.nl
📞 (085) 024 05 21 (tijdens kantooruren)
Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij BOVAG, via hulpbijklachten@bovag.nl of (030) 659 53 95 (tijdens kantooruren). Voor alle andere vragen zoals over jouw abonnement kun je contact opnemen met het BOVAG Elena-secretariaat via verhuur@bovag.nl of (030) 659 52 98 (tijdens kantooruren).
Veelgestelde vragen
Elena is gratis te gebruiken, mits je BOVAG-lid bent.
Nee, Elena is exclusief beschikbaar voor BOVAG-leden. Alleen bedrijven die zijn aangesloten bij BOVAG kunnen gebruikmaken van dit waarschuwingssysteem.
Ja, het registreren van klanten in Elena is volledig legaal en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Als een klant denkt dat hij of zij (onterecht) geregistreerd is, moet diegene eerst een inzageverzoek doen via inzage.elena.nl – vanuit zakelijk óf persoonlijk oogpunt. Na het invullen gaat het formulier automatisch naar BOVAG Bemiddeling. Zij beoordelen of de registratie terecht is. Blijkt het inderdaad onterecht? Dan neemt BOVAG Bemiddeling contact op met de betreffende verhuurder met het verzoek om de registratie te verwijderen.
Jazeker, Elena kun je gebruiken voor proefritten. Voer de gegevens van de proefrit-aanvrager in in het Elena-systeem of scan het ID-bewijs in. Daarna krijg je automatisch een melding mocht de klant een verleden hebben met verduistering, wanbetaling of andere vormen van fraude. Als de klant wél geregistreerd staat in Elena, kun je ervoor kiezen om het voertuig niet mee te geven. Je kunt ook andere voorzorgsmaatregelen nemen, zoals een hogere borg.