De pagina wordt geladen...
Elena waarschuwingssysteem
01Elena waarschuwingssysteem
Met Elena kun je nagaan of een klant die bij jou komt voor verhuur, een proefrit of vervangend vervoer eerder door een BOVAG-bedrijf is geregistreerd omdat hij of zij zich niet naar behoren gedragen heeft. Ook kun je zelf klanten registreren die bijvoorbeeld een auto verduisterd hebben of buitensporig geweld hebben gebruikt. Zo voorkomen we samen schade en diefstal in de mobiliteitsbranche.
Wat is het?
Elena is het waarschuwingssysteem van BOVAG. In dit waarschuwingssysteem kunnen BOVAG-leden met een auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper-, motor-, verhuur- of deelautobedrijf dubieuze klanten registreren die zich niet aan de afspraken hebben gehouden bij verhuur, een proefrit of vervangend vervoer. Met Elena kunnen jij en jouw collega’s elkaar dus waarschuwen. Elena voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Gebruikers van Elena hebben toegang tot de database, maar kunnen via Elena ook kosteloos het Centraal curatele- en bewindregister raadplegen.
Hoe werkt het?
Je kunt gebruikmaken van Elena als jouw (verhuur)softwarepakket daarmee gekoppeld is of je logt zelf in op Elena. Daarmee kun je de gegevens van een klant screenen wanneer zij bij jou komen voor verhuur, een proefrit of vervangend vervoer. Ook kun je zelf een dubieuze klant registreren.
6 redenen om Elena te gebruiken:
- Voorkom schade of verduistering van jouw voertuigen door de klant vooraf te checken.
- Waarschuw collega’s voor klanten die zich bij jou misdragen hebben.
- Werk met collega’s aan het terugdringen van criminaliteit in de mobiliteitsbranche.
- Voldoe aan de privacywetgeving en voorkom boetes.
- Registratie is eenvoudig.
- Elena werkt preventief.
Lees in de flyer nog meer redenen om Elena te gebruiken.
Elena-abonnement
Voor bij BOVAG aangesloten auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper-, motor-, verhuur- en deelautobedrijven is het Elena-abonnement inbegrepen in de contributie.
Aanmelden
Voordat je met Elena aan de slag kunt, moet je enkele stappen nemen. Dat is nodig om te kunnen voldoen aan de strenge eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Aanmelden kan eenvoudig door het onderstaande formulier in te vullen.
Registreren in Elena
Staat een persoon of bedrijf in Elena dan kun je weigeren om jouw voertuig mee te geven. Ook kun je dubieuze klanten die zich bij jou misdragen hebben eenvoudig registreren in Elena en zo collega-BOVAG-bedrijven waarschuwen. Via Elena kun je eventueel ook direct aangifte doen bij de politie en een melding doen bij jouw verzekering. Bij de volgende gedragingen en/of omstandigheden mag je een huurder registreren in Elena:
- Diefstal/ verduistering van het voertuig door de huurder/proefritmaker;
- Het plegen van strafbare feiten met het voertuig waarvan aangifte wordt gedaan (diefstal, smokkel, etc.);
- Buitengebruikstelling van het voertuig;
- Het niet betalen van openstaande rekeningen voor een bedrag hoger dan € 50,- of het bedrag verschuldigd per dag voor het betreffende huurvoertuig wegens onder andere een niet-betaalde opgelopen bekeuring, niet-betalen van de huursom, niet-betalen van reparatiekosten;
- Opzettelijke (WA-)schade toebrengen aan het voertuig;
- Het meer dan 48 uur te laat terugbrengen van het voertuig zonder dat daarvoor door de huurder/proefritmaker een aannemelijke oorzaak gebaseerd op overmacht wordt aangedragen;
- Het voertuig bevindt zich op het afgesproken moment van inleveren verder dan 400 km van de plaats waar het voertuig ingeleverd moet worden en de betreffende verhuurder/eigenaar verkeert in de gerechtvaardigde veronderstelling dat dit niet te wijten is aan overmacht van de huurder/proefritmaker;
- Buitensporig gewelddadig gedrag jegens medewerkers van bij BOVAG aangesloten bedrijven waarvan aangifte bij de politie is gedaan;
- Buitensporig gewelddadig gedrag resulterend in schade hoger dan € 50,- aan bedrijfspand of bedrijfsmiddelen van bij BOVAG aangesloten bedrijven waarvan aangifte bij de politie is gedaan.
- Het opgeven van een valse identiteit.
- Het opgeven van een vals adres waardoor de huurder/proefritmaker niet traceerbaar is.
* voertuig: huurvoertuig of voertuig dat voor een proefrit wordt meegegeven.
* huur kan zowel tegen betaling als om niet geschieden.
Een persoon checken in Elena doe je handmatig door onder andere het documentnummer van het ID-bewijs in te voeren. Doe je veel verhuur, proefritten of vervangend vervoer? Dan loont het om je te verdiepen in de aanschaf van een ID-documentscanner in combinatie met een verificatiesysteem, bijvoorbeeld van ORIBI id-solutions of 24 ID-Check. Daarmee scan je een paspoort of rijbewijs en het systeem doet het verdere controleerwerk.
Meer weten over hoe registreren in Elena werkt? Download dan hier de werkinstructie.
Meer informatie
- Kijk op de downloadpagina van Elena, daar vind je onder andere het stappenplan om een Elena-account aan te vragen en de werkinstructie 'Hoe werkt Elena?'.
- Informatie van de Rijksoverheid over het kopiëren van identiteitsbewijzen.
- Gebruik je Elena, dan ben je ook verplicht om de particuliere huurvoorwaarden voor auto's, aanhangwagens, caravans, campers of motoren te gebruiken. Je mag ook de zakelijke huurvoorwaarden voor auto's gebruiken, maar dit ben je niet verplicht.
- Gebruik je Elena voor proefritten, dan kunt je gebruikmaken van het proefritformulier.
- Volg de training 'Omgaan met criminaliteit en agressie' voor verhuur- en deelautobedrijven waarin je leert om Elena nog beter te gebruiken en je praktische tips krijgt voor de omgang met lastige klantsituaties. Ben je als auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper- of motorbedrijf geïnteresseerd? Mail dan naar secretariaat@bovag.nl o.v.v. Elena-training.
Vragen?
Heb je hulp nodig bij technische problemen? Neem dan contact op met Elena Support. Ook voor installatiebegeleiding, vragen over software en functionaliteiten is deze supportafdeling bereikbaar. Elena Support is te bereiken via support@elena.nl of (085) 024 05 21 (tijdens kantooruren). Voor inhoudelijke vragen kun je terecht bij BOVAG Hulp bij klachten, via hulpbijklachten@bovag.nl of (030) 659 53 95 (tijdens kantooruren). Voor alle andere vragen zoals over jouw abonnement kun je contact opnemen met het BOVAG Elena-secretariaat via verhuur@bovag.nl of (030) 659 52 98 (tijdens kantooruren).