Elena waarschuwingssysteem
01Elena waarschuwingssysteem
Met Elena kunt u nagaan of een klant die bij u komt voor verhuur, een proefrit of vervangend vervoer eerder door een BOVAG-bedrijf is geregistreerd omdat hij of zij zich niet naar behoren gedragen heeft. Ook kunt u zelf klanten die zich niet aan de afspraken hebben gehouden, registreren in Elena. Zo voorkomen we samen schade en diefstal in de mobiliteitsbranche.
Wat is het?
Elena is het waarschuwingssysteem van BOVAG. In dit waarschuwingssysteem kunnen BOVAG-leden met een auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper-, motor-, verhuur- of deelautobedrijf dubieuze klanten registreren die zich niet aan de afspraken hebben gehouden bij verhuur, een proefrit of vervangend vervoer. Met Elena kunnen u en uw collega’s elkaar dus waarschuwen. Elena voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en is goedgekeurd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Gebruikers van Elena hebben toegang tot de database, maar kunnen via Elena ook kosteloos het Centraal curatele- en bewindregister raadplegen.
Hoe werkt het?
U kunt gebruikmaken van Elena als uw (verhuur)softwarepakket daarmee gekoppeld is of u logt zelf in op Elena. Daarmee kunt u de gegevens van een klant screenen wanneer zij bij u komen voor verhuur, een proefrit of vervangend vervoer. Ook kunt u zelf een dubieuze klant registreren.
6 redenen om Elena te gebruiken:
- Voorkom schade of verduistering van uw voertuigen door de klant vooraf te checken.
- Waarschuw collega’s voor klanten die zich bij u misdragen hebben.
- Werk met collega’s aan het terugdringen van criminaliteit in de mobiliteitsbranche.
- Voldoe aan de privacywetgeving en voorkom boetes.
- Registratie is eenvoudig.
- Elena werkt preventief.
Lees in de flyer nog meer redenen om Elena te gebruiken.
Elena-abonnement
Voor bij BOVAG aangesloten auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper-, motor-, verhuur- en deelautobedrijven is het Elena-abonnement inbegrepen in de contributie.
Aanmelden
Voordat u met Elena aan de slag kunt, moet u enkele stappen nemen. Dat is nodig om te kunnen voldoen aan de strenge eisen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Aanmelden kan eenvoudig door het onderstaande formulier in te vullen.
Registreren in Elena
Staat een persoon of bedrijf in Elena dan kunt u weigeren om uw voertuig mee te geven. Ook kunt u dubieuze klanten die zich bij u misdragen hebben eenvoudig registreren in Elena en zo collega-BOVAG-bedrijven waarschuwen. Via Elena kunt u eventueel ook direct aangifte doen bij de politie en een melding doen bij uw verzekering. We spreken in de volgende gevallen over een misdraging:
- Diefstal/verduistering van het voertuig door de klant.
- Het plegen van strafbare feiten met het voertuig, waarvan aangifte wordt gedaan, zoals diefstal of smokkel.
- Het niet betalen van openstaande rekeningen voor een bedrag hoger dan € 50,-.
- Opzettelijk (WA-)schade toebrengen aan het voertuig.
- Het meer dan 48 uur te laat terugbrengen van het voertuig, zonder dat daarvoor door de klant een aannemelijke oorzaak (gebaseerd op overmacht) wordt aangedragen.
Een persoon checken in Elena doet u handmatig door onder andere het documentnummer van het ID-bewijs in te voeren. Doet u veel verhuur, proefritten of vervangend vervoer? Dan loont het om u te verdiepen in de aanschaf van een ID-documentscanner in combinatie met een verificatiesysteem, bijvoorbeeld van ORIBI id-solutions of 24 ID-Check. Daarmee scant u een paspoort of rijbewijs en het systeem doet het verdere controleerwerk.
Meer weten over hoe registreren in Elena werkt? Download dan hier de werkinstructie.
Meer informatie
- Kijk op de downloadpagina van Elena, daar vindt u onder andere het stappenplan om een Elena-account aan te vragen en de werkinstructie 'Hoe werkt Elena?'.
- Informatie van de Rijksoverheid over het kopiëren van identiteitsbewijzen.
- Gebruikt u Elena, dan bent u ook verplicht om de particuliere huurvoorwaarden voor auto's, aanhangwagens, caravans, campers of motoren te gebruiken. U mag ook de zakelijke huurvoorwaarden voor auto's gebruiken, maar dit bent u niet verplicht.
- Gebruikt u Elena voor proefritten, dan kunt u gebruik maken van het proefritformulier.
- Volg de training 'Omgaan met criminaliteit en agressie' voor verhuur- en deelautobedrijven waarin u leert om Elena nog beter te gebruiken en u praktische tips krijgt voor de omgang met lastige klantsituaties. Bent u als auto-, aanhangwagen-, caravan-, camper- of motorbedrijf geïnteresseerd? Mail dan naar secretariaat@bovag.nl o.v.v. Elena-training.
Vragen?
Heeft u hulp nodig bij technische problemen? Neem dan contact op met Elena Support. Ook voor installatiebegeleiding, vragen over software en functionaliteiten is deze supportafdeling bereikbaar. Elena Support is te bereiken via support@elena.nl of (085) 024 05 21 (tijdens kantooruren). Voor inhoudelijke vragen kunt u terecht bij BOVAG Bemiddeling, via bemiddeling@bovag.nl of (030) 659 53 95 (tijdens kantooruren). Voor alle andere vragen zoals bijvoorbeeld uw abonnement dan kunt u contact opnemen met het BOVAG Elena secretariaat via verhuur@bovag.nl of (030) 659 52 98 (tijdens kantooruren).