Verantwoord auto’s verhuren, vraagt aandacht vanaf het allereerste contact met de klant, tot het documenteren van eventuele incidenten. We zetten op een rijtje op welke dingen je kunt letten en wat handig is om goed te controleren en te documenteren.

Zo kun je veel problemen voorkomen en mocht er onverhoopt toch iets gebeuren, dan heb je alle relevante informatie bij de hand. Deze handreiking verantwoord autoverhuur is opgesteld in overleg met stakeholders van zowel de gemeente als politie. Deze handreiking ondersteunt ook bij het in aanmerking komen voor de lokale vergunningsvoorschriften voor autoverhuurders.

Bij klantaanname:

• Vraag naar reden van verhuur. Zeker als de klant van ver komt ben je alert. Waarom reist iemand een grote afstand om bij jou een auto te huren? Vraag hiernaar. En vraag ook naar de lengte van de huurperiode.

• Check of de persoon die je spreekt ook de persoon is die de auto gaat besturen. De bestuurder dient altijd op het huurcontract te worden vastgelegd en is ook de persoon die het voertuig komt ophalen. Wijs de klant erop dat het niet is toegestaan om het voertuig door te verhuren.

• Maak altijd een volledige verhuurovereenkomst op basis van tenminste twee identiteitsbewijzen: het rijbewijs en een paspoort of ID-kaart. Controleer deze op geldigheid en echtheid en of de handtekening die op de huurovereenkomst is geplaatst, overeenkomt met de aangeboden identiteitsbewijzen. Maak eventueel een kopie. Alleen als het maken van een kopie in dat geval noodzakelijk is. Maak altijd een belangenafweging. Scherm de pasfoto en het BSN af. Voor het controleren van de echtheid kun je gebruik maken van een ID-controlesoftware. Voor de kenmerken die zonder hulpmiddelen te controleren zijn, kijk je voor Nederlandse ID-bewijzen op de website van de Rijksoverheid of neem je contact op met de ID-desks van het Expertisecentrum Identiteitsfraude en Documenten (Koninklijke Marechaussee), wanneer het een buitenlands ID-bewijs betreft.

• Bij duurdere voertuigen verlang je drievoudige of viervoudige identificatie. Naast het paspoort en het rijbewijs dient de klant dan ook een creditcard en in voorkomende gevallen nog een tweede creditcard te overleggen. Alle identificatiebewijzen en de creditcards dienen op een en dezelfde naam te staan: de naam van de bestuurder.

• Vraag bij twijfel om bewijs van adres, zoals een recent poststuk. Controleer of de namen hierop overeenkomen met het identiteitsbewijs en het opgegeven adres.

• Meld klanten vooraf al dat betalen met elektronische betaalkaarten (pin of creditcard) het beleid van het bedrijf is. Wees alert wanneer je klant wil betalen met een prepaidkaart. Vertel de klant vooraf dat er een borg betaald dient te worden of gereserveerd wordt op de creditcard en wat het bedrag aan borg is.

• Contant geld is niet verboden, maar waarom risico lopen? De verhuurbranche is kwetsbaar voor ondermijning. Neem niet het risico door met het aannemen van contant geld criminelen te faciliteren. Maak met stickers zoals ‘je kunt hier alleen pinnen’ zichtbaar dat jouw bedrijf geen contant geld accepteert. Kijk hier voor meer informatie over contant geld. Bel ter controle bij klantaanname het opgegeven telefoonnummer na.

• Raadpleeg altijd Elena.

• Gebruik de BOVAG Verhuurvoorwaarden en laat de klant hiervoor tekenen (en controleer de geplaatste handtekening).

• Plak de BOVAG-sticker ‘Wij werken samen met de politie’ duidelijk zichtbaar op in je bedrijf.

• Twijfel je? Dan mag je weigeren: “Sorry, maar ik moet me aan de procedures houden!”

Bij uitgifte van de auto:

Let op dat degene die de auto komt ophalen, dezelfde persoon is als de contractant en of deze persoon als bestuurder op het contract staat genoemd. Is dit niet zo? Weiger dan om de auto mee te geven. Let op dat in de BOVAG Verhuurvoorwaarden is bepaald dat alleen de contractant zelf en op de overeenkomst genoemde bestuurders de auto mogen besturen. Als de auto dus wordt opgehaald door iemand die niet op de verhuurovereenkomst staat, is dat reden om de auto niet mee te geven.

Bij teruggave van de auto:

• Laat de sleutels bij voorkeur persoonlijk inleveren, na sluitingstijd kunnen sleutels het beste in een speciale sleutelkluis worden gedeponeerd.

• Loop iedere ingeleverde auto binnen 24 uur grondig na. Let daarbij op schade in de auto rondom het dashboard of de deursponning (verborgen ruimtes en kilometerblockers!) en controleer de kofferbak. Wees alert als de auto vreemd ruikt. Een chemische of anijsachtige geur of de geur van oplosmiddelen verraadt dat er mogelijk drugs in de auto vervoerd zijn.

• Tref je ongebruikelijke voorwerpen aan in de auto? Maak foto’s. Meld dit aan je leidinggevende, zodat hij of zij dit (indien nodig) kan melden aan de gemeente en politie. Bij ongebruikelijke voorwerpen kun je denken aan zwaar gereedschap zoals een zware hamer, breekijzer of koevoet en stormram; onduidelijke elektronische apparatuur zoals kastjes met antennes voorzien van een autostekker of meer dan één mobiele telefoon. Hennepresten of containers met een onbekende chemische inhoud. Medicijnverpakkingen waar geen apotheeknaam of merknaam op staat zijn eveneens verdacht. Registreer een incident samen met de leidinggevende op een registratieformulier. Neem echt even de tijd om de melding te omschrijven. Deze ervaringen kunnen helpen om nieuwe incidenten te voorkomen. Je kunt hiervoor het Meldingsformulier Agressie uit de branche-RI&E gebruiken.

Na teruggave van de auto:

• Bespreek incidenten tijdens een werkoverleg om je collega’s te helpen bij het voorkómen van dit soort incidenten.

De Branche RI&E leert je hoe je agressie kunt vermijden en hoe je om moet gaan met agressieve klanten. Lees deze en weet wat je moet doen. Lees ook: