Annuleringen in de verhuur: hoe ga je hiermee om?

Verhuur- en deelautobedrijven ontvangen op dit moment veel annuleringen op uitstaande reserveringen, zowel voor de korte als langere termijn. Wat kunt u de klant het beste adviseren? Welke rechten en plichten heeft de ondernemer, als we kijken naar de BOVAG-voorwaarden?

In principe zijn de normale annuleringsvoorwaarden van toepassing die onderdeel uitmaken van de verhuurvoorwaarden van BOVAG Verhuur- en Deelautobedrijven. U kunt hierop terugvallen en de klant ernaar verwijzen.

De verhuurformulieren kunt u hier downloaden:

• Particuliere huurvoorwaarden
• Zakelijke huurvoorwaarden

Uw klant kan de huurvoorwaarden downloaden op bovag.nl/garantie.

Drie belangrijke richtlijnen voor annuleringen op grond van particuliere voorwaarden (artikel 6):

1. Als een overeenkomst wordt geannuleerd door de huurder, dan kan de verhuurder de volgende annuleringskosten in rekening brengen:

• bij annulering tot de 42e dag (exclusief) voor de dag van verhuur: de aanbetaling met een maximum van 20% van de huursom;
• bij annulering vanaf de 42e dag (inclusief) tot de 28e dag (exclusief) voor de dag van verhuur: 35% van de huursom;
• bij annulering vanaf de 28e dag (inclusief) tot de 21e dag (exclusief) voor de dag van verhuur: 40% van de huursom; bij annulering vanaf de 21e dag (inclusief) tot de 14e dag (exclusief) voor de dag van verhuur: 50% van de huursom;
• bij annulering vanaf de 14e dag (inclusief) tot de 5e dag (exclusief) voor de dag van verhuur: 75% van de huursom;
• bij annulering vanaf de 5e dag (inclusief) tot de dag van verhuur: 90% van de huursom; bij annulering op de dag van verhuur of later: de volle huursom

2. Annuleringen buiten kantoortijden worden afgehandeld alsof ze zijn gedaan op de eerstvolgende kalenderdag.

3. Het annuleren moet schriftelijk.

Advies: ga in gesprek met de klant

Als er sprake is van een aanbetaling of borgstelling, dan is het aan uzelf om te komen tot overeenstemming met uw klant over hoe u met de (financiële) afwikkeling om wilt gaan. De waarborgsom moet natuurlijk geretourneerd worden, al dan niet onder verrekening van openstaande kosten. BOVAG raadt u aan om met de consument in gesprek te gaan. In deze periode wilt u wellicht coulanter omgaan met annuleringen dan normaal. Het is aan u om daar een weg in te vinden en bijvoorbeeld een creatieve oplossing te bedenken zoals een tegoedbon. Let wel op: het aanbieden van een tegoedvoucher is een optie die u uw klant kunt bieden, maar de klant kan zich alsnog altijd beroepen op de annuleringsvoorwaarden. Informeer uw klant hier ook over.

Kom samen tot een oplossing

In de verhuurvoorwaarden staat niets over een situatie als corona. Strikt gezien kunt u annuleringskosten in rekening brengen zoals hierboven beschreven, maar ons advies is om in alle redelijkheid samen tot een oplossing te komen. Een strikte uitleg van de verhuurvoorwaarden zou eventueel door een rechter of de Geschillencommissie als onredelijk gezien kunnen worden. Dat kunnen we op voorhand niet aangeven, want een dergelijke situatie is niet eerder aan de hand geweest.

Omgaan met zakelijke annuleringen

In de zakelijke huurovereenkomst staat dat klanten geen recht hebben om annulering, behalve als dat schriftelijk in een annuleringsregeling is vastgelegd. Ook hier kunt u de afweging maken of u tijdens de coronacrisis iets minder strikt met annuleringen om wilt gaan. Gaat het om een bedrijf dat al lang klant bij u is en dat u graag als klant wil behouden in de toekomst, dan kan het raadzaam zijn om in zo’n geval tot coulance over te gaan. Kijk eventueel of er creatieve oplossingen te bedenken zijn, zoals een voucher waarbij de klant het voertuig alsnog op een later moment kan huren.