BOVAG Ledenadvies krijgt veel vragen over het opslaan van gegevens van medewerkers in het personeelsdossier en of de medewerker daar dan toestemming voor moet geven. Dat hoeft niet als het gaat om gegevens die werkgevers moeten opslaan om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen of omdat de gegevens nodig zijn om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Denk aan het uitbetalen van salaris, belastingen, premies en pensioen.
U hoeft dus ook geen toestemming te vragen om de gegevens van uw personeel door te geven aan het UWV als een medewerker ziek is. Op basis van de socialezekerheidswetgeving bent u immers verplicht om bepaalde persoonsgegevens aan het UWV door te geven.
En als medewerkers ziek zijn?
Bij zieke medewerkers moet u overigens wel goed opletten wat u vastlegt in het personeelsdossier. Hiervoor gelden namelijk specifieke regels. Medische gegevens mag u namelijk in principe niet opnemen in het personeelsdossier, maar in het kader van de verzuimbegeleiding van de zieke medewerker wordt er een uitzondering gemaakt voor een aantal noodzakelijke medische gegevens. Wilt u daar meer over lezen? Lees dan dit
bericht op mijnBOVAG.
Waar is dan wel toestemming voor nodig?
Heeft u foto’s van uw medewerkers op uw website staan? Of maakt u gebruik van een smoelenboek of verjaardagskalender op intranet? Dan heeft u daar vanaf 25 mei 2018 toestemming van de betreffende medewerkers voor nodig. Het is namelijk niet noodzakelijk dat u deze persoonsgegevens verwerkt, ook niet ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst of nakoming van een wettelijke plicht.
Toestemming bewijzen
De AVG stelt een aantal eisen aan de toestemming. Zo mag u als werkgever niet te snel aannemen dat er sprake is van toestemming. De medewerker moet namelijk goed weten waar hij precies toestemming voor geeft. Ook moet u kunnen bewijzen dat een medewerker toestemming heeft gegeven. Bovendien moet u bij het verzoek om toestemming aangeven dat de medewerker zijn toestemming elk moment weer kan intrekken. Uiteraard moet de medewerker de toestemming vrijwillig geven en mag hij daarbij niet onder druk gezet worden.
Aan de slag met de AVG
Is het er nog niet van gekomen, of wilt u checken of uw bedrijf aan alles heeft gedacht? Maak dan gebruik van
de BOVAG Privacytool. De tool is exclusief beschikbaar voor BOVAG-leden en kost niets. Vraag vandaag nog een
voucher aan. Meer lezen over de privacywet kan in het
dossier over privacy op mijnBOVAG.