Rian Groeneweg van dealerbedrijf Janssen Kerres roept bedrijven op om snel te beginnen met de voorbereidingen op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is een fikse klus om je bedrijf hierop voor te bereiden, vertelt hij in een interview aan de BOVAGkrant. Janssen Kerres liet het bedrijf vorig jaar van top tot teen doorlichten.
Groeneweg is financieel directeur van Janssen Kerres, een dealerbedrijf met 13 vestigingen en 375 medewerkers. Zij begonnen in maart 2017 met de voorbereidingen. Via hun consultancybureau kwamen ze in contact met twee stagiaires die in twee à drie maanden het hele autobedrijf hebben doorgespit. Maar, ook al zijn ze bijtijds begonnen en trekken ze er hard aan, het is flink aanpoten willen ze op 25 mei 2018 helemaal klaar zijn voor de nieuwe privacywet.
Automatisch gegevens verwijderen
Alle processen waarbij je persoonsgegevens verwerkt of uitwisselt met andere partijen, moeten namelijk onder de loep worden genomen. “Denk aan een simpel proces als: een potentiële klant vraagt een offerte aan, maar koopt uiteindelijk zijn auto bij een ander bedrijf. Je moet met de nieuwe wetgeving gaan documenteren hoe lang je deze gegevens bewaart en een proces inrichten waarbij gegevens na een bepaalde tijd worden verwijderd”, legt Rian Groenweg uit. Ze mogen niet zomaar jarenlang in een CRM-systeem of mailbox blijven staan. “Dat is wel een gedachteomslag”, vervolgt hij. “In ons CRM-systeem slaan we heel veel op. We hebben het altijd over opslagcapaciteit, niet over het verwijderen van data. Systemen zijn er ook niet op ingericht om automatisch gegevens te verwijderen. Het kost veel werk om processen goed in te richten.”
Benieuwd waar dealerbedrijf Janssen Kerres nog meer tegenaan liep bij de voorbereidingen op de nieuwe privacywet? Lees hier het complete interview.
Alles over de nieuwe privacywet leest u op mijn.bovag.nl/privacy