05 Ervaringen van een ondernemer

Groeneweg is financieel directeur van Janssen Kerres, een dealerbedrijf met 13 vestigingen en 375 medewerkers. Zij begonnen in maart 2017 met de voorbereidingen. Via hun consultancybureau kwamen ze in contact met twee stagiaires die in twee à drie maanden het hele autobedrijf hebben doorgespit. Maar, ook al zijn ze bijtijds begonnen en trekken ze er hard aan, het is flink aanpoten willen ze in mei 2018 helemaal klaar zijn.

Automatisch gegevens verwijderen

Alle processen waarbij je persoonsgegevens verwerkt of uitwisselt met andere partijen, moeten namelijk onder de loep worden genomen. “Denk aan een simpel proces als: een potentiële klant vraagt een offerte aan, maar koopt uiteindelijk zijn auto bij een ander bedrijf. Je moet met de nieuwe wetgeving gaan documenteren hoe lang je deze gegevens bewaart en een proces inrichten waarbij gegevens na een bepaalde tijd worden verwijderd”, legt Rian Groenweg uit. Ze mogen niet zomaar jarenlang in een CRM-systeem of mailbox blijven staan. “Dat is wel een gedachteomslag”, vervolgt hij. “In ons CRM-systeem slaan we heel veel op. We hebben het altijd over opslagcapaciteit, niet over het verwijderen van data. Systemen zijn er ook niet op ingericht om automatisch gegevens te verwijderen. Het kost veel werk om processen goed in te richten.”

Kopie bankpasje

Groeneweg is zich de afgelopen tijd steeds meer gaan realiseren hoe makkelijk we vaak met privacygevoelige informatie omgaan. “Consumenten geven bijvoorbeeld heel gemakkelijk een bankpasje af, waarvan we een kopietje mogen maken voor het rekeningnummer. Tegenwoordig schrijven we het rekeningnummer gewoon even over. In sommige gevallen moet er ook expliciet toestemming gevraagd worden aan de klant om bijvoorbeeld een foto te gebruiken voor Facebook. Dat doen we door een eenvoudig mailtje.” Het moet namelijk wel met snelle en praktische oplossingen, de klant mag er geen last van hebben, vindt Groeneweg.

Bewustwording personeel

Medewerkers zich bewust maken van hoe we omgaan met persoonsgegevens is een belangrijk onderdeel in het hele proces.” Bij Janssen Kerres wijzen ze het personeel bijvoorbeeld met korte ‘alerts’ via de mail erop dat ze niet zomaar papieren met persoonsgegevens of een USB-stick laten slingeren. Of dat ze hun beeldscherm vergrendelen als ze even van hun werkplek weglopen.

Eerste stap

Het valt Rian Groeneweg in gesprekken met andere dealers op dat grote bedrijven er ook mee bezig zijn, maar middelgrote en kleinere bedrijven nog weinig. “Ze nemen een afwachtende houding aan en wachten tot de importeur, DMS- of CRM-leverancier iets doet!” Maar, waar begin je met zo’n grote klus? Groeneweg: “Het is veel wetgeving en wij zijn over het algemeen niet echt happig op het lezen van bergen wetteksten. Je zou een bureau kunnen zoeken voor advies, ondersteuning tijdens het proces of bij het maken van een plan van aanpak.

We moeten zorgen dat een klant weet dat zijn privacy gewaarborgd is als hij naar een BOVAG-bedrijf gaat.

Uitstellen

"Er komt een BOVAG-tool beschikbaar, dat kan een heel handig middel zijn bij het doorlopen van het proces. Maar, bewustwording of inventarisatie doet de tool niet voor je, dat moet je zelf doen. De tool is een hulpmiddel, een check of je alles hebt gedaan om aan het eind van de rit te voldoen aan de wetgeving. Doe jezelf een plezier en begin!” Volgens Groeneweg is het net als met huiswerk: we stellen dit het liefst uit tot het laatste moment. Maar dan kom je in de problemen, want iedereen moet aan de wetgeving voldoen.

Privacy waarborgen

En dat laatste is niet alleen belangrijk om boetes te voorkomen. Groeneweg: “We geven veel geld uit aan publiciteit. Dan wil je niet dat ooit in het nieuws komt dat bij jouw bedrijf de privacy niet is gewaarborgd. We moeten zorgen dat een klant weet dat zijn privacy gewaarborgd is als hij naar een BOVAG-bedrijf gaat. We willen een professionele branche zijn, dat moeten we dan met elkaar ook laten zien.”

Dit interview is verschenen in BOVAGkrant 11-2017.

Meer lezen?

In BOVAGkrant 5-2018 vertelde Arieke Peter van HP Autoservice over haar ervaringen met de AVG.