Om voor ontslag via het UWV in aanmerking te komen, zal je als werkgever een geldige ontslagreden (ontslaggrond) moeten hebben. Sinds de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) in 2015, bepaalt de ontslagreden de in te zetten ontslagprocedure.

Sindsdien is ontslag via het UWV alleen in de volgende twee gevallen mogelijk:

1. Bij ontslag wegens bedrijfseconomische redenen (bijvoorbeeld omdat de financiële situatie van het bedrijf slechter is geworden);
2. Bij ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid (bijvoorbeeld alseen medewerker 2 jaar ziek is).

Voor een ontslag via het UWV zal je als werkgever een stevig, schrijftelijk ontslagdossier opgebouwd moeten hebben, waarbij je rekening houdt met de geldende opzegverboden en de juiste opzegtermijn.

Is de ontslagreden grondig onderbouwd? Dan kan een vergunningsaanvraag worden ingediend bij het UWV. De ontslagprocedure verloopt vervolgens via een aantal stappen:

1. De ontslagaanvraag wordt schriftelijk ingediend bij het UWV. Ontbreken er gegevens die nodig zijn voor de aanvraag? Dan zal het UWV vragen die aan te vullen.
2. Als het UWV de ontslagaanvraag goedkeurt, dan ontvangt de medewerker daarvan een kopie en een verweerformulier. De medewerker kanzich binnen 14 dagen verweren door op het formulier aan te geven waarom het ontslag volgens hem of haar onterecht is. Nadat het UWV het verweer van de medewerker bestudeerd heeft, kan er een tweede ronde van hoor en wederhoor volgen.
3. Het UWV neemt de ontslagaanvraag in behandeling en trekt daar zo'n 4 weken voor uit vanaf het moment dat de ontslagaanvraag compleet is. Bij ontslag wegens bedrijfseconomische redenen kan die termijn kan oplopen tot 5 weken als het UWV de ontslagadviescommissie om advies vraagt. Dat kan het geval zijn als er specialistische kennis nodig is over de sector. In die ontslagadviescommissie zitten vertegenwoordigers van zowel werkgevers als werknemersorganisaties. Indien het UWV na ontvangst van het verweer van mening is dat er nog uitleg nodig is van jou als werkgever, dan kan de behandelingstermijn zelfs oplopen naar 7 tot 8 weken.
4. Na de behandeling beslist het UWV over het al dan niet verstrekken van een ontslagvergunning. Bij een positieve beslissing stuurt het UWV de ontslagvergunning naar zowel jou als naar de medewerker. De ontslagvergunning is dan maximaal 4 weken geldig, dus als werkgever zal je de arbeidsovereenkomst van de medewerker binnen die 4 weken schriftelijk moeten opzeggen. Daarbij moet je rekening houden met de opzegtermijn. De tijd die het UWV nodig heeft om tot een beslissing te komen gaat af van de opzegtermijn, maar die opzegtermijn mag nooit korter zijn dan één maand.

Houd er dus rekening mee dat de UWV-vergunningsprocedure veel tijd kost en naderhand door de medewerker kan worden aangevochten bij de kantonrechter.De medewerker moet dan binnen twee maanden een verzoekschrift indienen bij de kantonrechter. Stelt de kantonrechter de medewerker in het gelijk? Dan kan de kantonrechter besluiten de arbeidsovereenkomst van de medewerker met terugwerkende kracht te herstellen (dan is medewerker dus in dienst gebleven) of besluiten een schadevergoeding toe te kennen.