Om de administratieve lasten in de autobranche te verlichten is er een convenant bijtelling auto van de zaak afgesloten met de Belastingdienst.

Iedere werknemer in Nederland moet bijtelling betalen als hij privé beschikking heeft over een auto van de zaak, medewerkers van autobedrijven zijn hier geen uitzondering op. In de autobranche wisselen medewerkers regelmatig van auto. Denk hierbij aan een verkoopmedewerker die een occasion mee naar huis neemt om deze te proberen of een werkplaatsmedewerker die de auto van een klant naar huis neemt om deze te testen. Beide werknemers zijn voor deze rit verplicht om bijtelling te betalen. De werkgever is voor de wet verantwoordelijk voor de juiste afdracht van de loonheffingen. Ook ondernemers zelf zijn verplicht om bijtelling te betalen over het privégebruik.

Tegemoetkoming belastingdienst autobranche

Omdat de reguliere bijtellingsregels uit gaan van het gebruik van één auto door de werknemer heeft de Belastingdienst de branche in 2009 een handreiking gedaan. In de Handreiking Bijtelling privégebruik auto staat dat medewerkers en ondernemers in de autobranche één auto per dag kunnen bijtellen. Om gebruik te maken van deze regeling moeten ondernemers een nauwkeurige administratie bijhouden. Wie dat, bewust of onbedoeld, niet secuur vastlegt, kan geconfronteerd worden met naheffingen, bijvoorbeeld omdat de Belastingdienst uit mag gaan van de allerduurste auto uit de voorraad en bovendien de afgelopen vijf jaar mag corrigeren. Als de ondernemer een verwijt valt te maken kan naast deze naheffing ook nog een boete worden opgelegd. Het gaat dan al snel om grote bedragen.

Wanneer is een rit zakelijk?

Een rit is zakelijk als zowel de begin- als eindbestemming een zakelijk doel hebben.

Voorbeeld 1: Rit vanuit het autobedrijf naar de klant om een auto af te leveren

Voorbeeld 2: Testrit van een monteur met als begin- en eindbestemming het autobedrijf

Voorbeeld 3: Rit van het autobedrijf naar grossier en terug

Wanneer is een rit privé?

Een rit is privé wanneer de begin- of eindbestemming een privé doel heeft.

Voorbeeld: Receptiemedewerker rijdt naar de bakker en terug om collega’s te trakteren

Wat is het convenant?

Om ondernemers te helpen met het administreren van het privégebruik heeft BOVAG BARS (BOVAG Auto Registratie Systeem) ontwikkeld. Een handig systeem dat autobedrijven helpt om, op de meest eenvoudige wijze mogelijk, bij te houden wie wanneer in welke auto rijdt. BOVAG heeft met de Belastingdienst afgesproken dat bedrijven die een dergelijk systeem gebruiken kunnen rekenen op een aangepaste controle van de fiscus. Download hier het gehele convenant.

Wat heb ik er aan?

Wie de administratie, bewust of onbedoeld, niet secuur vastlegt, kan geconfronteerd worden met naheffingen, bijvoorbeeld omdat de Belastingdienst uit mag gaan van de allerduurste auto uit de voorraad en bovendien de afgelopen vijf jaar mag corrigeren. Wanneer de ondernemer een verwijt valt te maken kan naast deze naheffing ook nog een boete worden opgelegd. Het gaat dan al snel om grote bedragen. Voordeel van het deelnemen aan het convenant is dat de Belastingdienst weet dat deelnemers de administratie goed doen en deelnemers daarom minder frequent op de huid zitten.

In het kort

• Aangepaste controle Belastingdienst

• Alleen boetes bij aantoonbaar bewust frauduleus handelden

• Geldbesparing door gunstige bijtellingsregels DGA

• Verminderde administratieve lasten

Deelnemen aan convenant: ondernemer betaalt mogelijk minder bijtelling

Doe je mee met het convenant, dan betaal je niet meer bijtelling over de allerduurste auto in je bedrijfsvoorraad maar over de auto’s die je daadwerkelijk gebruikt. Dit kan je als ondernemer op jaarbasis veel geld besparen. Over inwonende gezinsleden met een rijbewijs is ook een bijtellingsplicht tenzij het aannemelijk is dat die gezinsleden geheel geen gebruik maken van auto’s van de zaak door bijvoorbeeld het bezit van een privéauto.

Ik wil meedoen, wat nu?

Als je meedoet aan het convenant gaat de Belastingdienst er van uit dat je jouw fiscale verplichtingen rondom bijtelling nakomt en dat je jouw bedrijfsvoering daarop hebt ingesteld. Deelnemen kan door uzelf aan te melden via mijnBOVAG. BOVAG stuurt jouw aanmelding direct door naar de Belastingdienst.

Stappenplan

1. Meld je aan voor het convenant via deze link. Je ontvangt van de Belastingdienst een brief waarin je deelname wordt bevestigd. Alle maatregelen van toezicht zoals door de Belastingdienst omschreven in de Handreiking Toezicht bijtelling privégebruik auto en géén bijtelling privégebruik auto voor de autobranche zijn niet meer op jou van toepassing.
2. Meld je aan voor een autoregistratiesysteem zoals BARS.
3. Maak een interne beheersregeling. In dit document verklaar je hoe je het convenant gaat naleven. Hierin bepaal je bijvoorbeeld of een werknemer een vaste of wisselende auto heeft. Download hier een voorbeeld van een interne beheersregeling.
4. Indien je een medewerker een vaste auto toewijst valt dat onder de Regeling vaste auto. Van belang is dat je de afspraak voor de vaste auto in een schriftelijke overeenkomst vastlegt en deze afspraak bij de loonadministratie bewaart. Een voorbeeld van een schriftelijke overeenkomst download je hier.
5. Ga in gesprek met de medewerkers die privé gebruik maken van een auto van de zaak. Je moet de volgende zaken met ze regelen.
   1. Je legt uit dat alle privéritten met een auto van de zaak voortaan geregistreerd moeten worden in het autoregistratiesysteem.
   2. Je gaat een arbeidsrechtelijk overeenkomst met je medewerkers aan. In deze overeenkomst staat dat overtreding van de regels tot arbeidsrechtelijke sancties/consequenties kan leiden. Een voorbeeld van een dergelijke overeenkomst download je hier.
6. Wanneer er medewerkers in je bedrijf geen bijtelling betalen is het noodzakelijk dat de kilometerregistratie van je auto’s klopt. Moet je dus altijd proefrittenformulieren gebruiken als een auto aan een klant wordt meegegeven. Deze administratie is noodzakelijk zodat de Belastingdienst kan controleren of de gegevens in het autoregistratiesysteem kloppen.
7. Als ondernemer moet je periodiek controleren of jouw medewerkers de juiste gegevens invullen in het autoregistratiesysteem. Dit kun je bijvoorbeeld doen met gegevens van verkeersboetes, schades en tankbonnen. BOVAG heeft een voorbeeldchecklist die je als basis kunt gebruiken.
8. Indien je een controle van de Belastingdienst krijgt checken zij of je alle stappen van het convenant heeft genomen en zal niet direct overgaan tot boekencontrole op dit onderwerp.

Controle Belastingdienst bij deelnemers convenant

Ondernemers die meedoen met het convenant krijgen als groep te maken met een aangepast toezicht van de Belastingdienst wat betreft het onderwerp privégebruik auto. De Belastingdienst zal op dit punt controleren of de afspraken uit het convenant worden nageleefd. Worden er onregelmatigheden geconstateerd, dan worden er niet direct boetes opgelegd tenzij er aantoonbaar bewust frauduleus is gehandeld.

Ik wil niet meedoen. Wat dan?

Kiest je ervoor om je niet aan te sluiten bij het convenant, betekent dit dat het toezicht zoals beschreven in de Handreiking privégebruik auto en geen bijtelling privégebruik auto voor de autobranche op je van toepassing is. Bij controle moet je het juiste bewijs leveren zoals staat beschreven in die handreiking. Overigens is het bewijs vormvrij. Dit betekent in ieder geval een aanzienlijke administratieve lastenverzwaring. Eisen aan voldoende toezicht zoals door de Belastingdienst geformuleerd zijn de volgende:

Bij de bijtelling privégebruik auto:

• Je controleert minimaal één keer per loontijdvak na werktijd: Welke auto’s afwezig zijn. Je moet elke afwezige auto verklaren. Of de grondslag voor de bijtelling terecht is gebaseerd op de auto waarop de afgelopen twee maanden de grondslag het vaakst is gebaseerd.

• Zodra je informatie van buiten krijgt, zoals boetes of schademeldingen, dan vergelijk je deze informatie met de administratie.

Bij de Verklaring geen privégebruik (< 500 km):

• Je controleert minimaal één keer per loontijdvak na werktijd welke auto’s afwezig zijn. Je moet elke afwezige auto kunnen verklaren.

• Je controleert de kilometerstanden van de auto’s. Dit betekent dat je bij ieder begin en eind van een periode van gebruik door de werknemer de begin- en eindstand van de kilometerteller met de rittenregistratie vergelijkt. Eindigt het gebruik van de auto door de werknemer doordat een klant een proefrit gaat maken? Dan kun je de rittenregistratie met de proefritregistratie vergelijken. De klant keurt de begin- en eindstand van de kilometerteller goed door zijn handtekening en zijn naam en adresgegevens op het proefritformulier te zetten.

• Je controleert van alle werknemers de rittenregistratie vier keer verspreid over het kalenderjaar een week lang. Bij deze controle vergelijk je de rittenregistratie bijvoorbeeld met agenda’s, werkroosters, proefritformulieren, etc.

• Zodra je informatie van buiten krijgt, zoals boetes of schademeldingen, dan vergelijkt je deze informatie met de rittenregistratie.

Zonder convenant: ondernemer betaalt meer bijtelling

De ondernemer zelf is ook verplicht bijtelling te betalen. Aangezien de ondernemers of DGA beschikking heeft tot alle auto’s in de bedrijfsvoorraad hanteert de belastingdienst andere regels. Deze zijn:

• Hou je geen rittenregistratie bij? De allerduurste auto in de bedrijfsvoorraad wordt bijgeteld.

• Voor alle inwonende gezinsleden van de ondernemer die een rijbewijs hebben moet bijtelling worden betaald.

• Is er aantoonbaar een privéauto in het gezin (bijvoorbeeld de auto van de zoon) dan hoeft er voor 1 persoon minder bijtelling worden betaald.

Controle Belastingdienst bij niet-deelnemers convenant

Ondernemers die kiezen voor toezicht volgens de wettelijke regeling vallen voor behandeling in het reguliere toezicht van de Belastingdienst. Dit bestaat onder andere uit een boekenonderzoek. Bij eventueel geconstateerde onregelmatigheden bestaat de kans dat je daarbij een boete/naheffing opgelegd krijgt. Je valt bij dit scenario in ieder geval buiten de evaluatieregeling tussen BOVAG en de Belastingdienst.

Advies BOVAG

Gelet op de aanzienlijk lichtere administratieve lasten voor een werkgever (en voor een werknemer middels een goed werkend autoregistratiesysteem en het feit dat je valt onder een ander toezicht, is ons advies om aan te sluiten bij het convenant. Als je inderdaad kiest om aan te sluiten bij het convenant is het uiteraard wel van belang dat je je interne processen op orde hebt, zodat een branchebreed gedragen convenant ook kan blijven voortbestaan.

Hét registratiesysteem voor u: BARS

Het BOVAG Auto Registratie Systeem is een online toepassing waarmee je en het bedrijf registreert binnen de regels die de Belastingdienst stelt. Deze service is in opdracht van de BOVAG door het RDC Datacentrum geleverd. Met BARS kun je eenvoudig en overzichtelijk het privégebruik van de auto van de zaak registreren en verwerken in de loonadministratie. Meer informatie over BARS.

Meer informatie en contact met BOVAG

Voor meer informatie kun je ook kijken op de website van de Belastingdienst met uitgebreidere informatie en antwoorden op een groot aantal andere vragen. Voor al je vragen kun je ook rechtstreeks contact opnemen met de Belastingdienst:

Belastingdienst/Oost/Coördinatiepunt privégebruik auto
Antwoordnummer 403
7100 WB Winterswijk
Telefoon: 0543-540 675
E-mail: privegebruikauto@belastingdienst.nl

Telefonisch is het coördinatiepunt bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 - 16.00 uur. Je kunt ook bellen met het BOVAG Servicedesk: 030 - 65 95 300 (Kies 2).