Proefrit of verhuur? Wees alert: check Elena

Vanaf nu kunnen autodealers en onafhankelijke autobedrijven gebruik maken van Elena, het waarschuwingssysteem van BOVAG waarmee leden elkaar waarschuwen voor malafide klanten. Dat geeft extra zekerheid wanneer u een auto meegeeft voor bijvoorbeeld een proefrit. Wat is Elena, wat zijn de voordelen, en wat vinden ondernemers en werknemers in de branche ervan?

Stel, iemand heeft bij een ander BOVAG-bedrijf een auto gehuurd of een proefrit gemaakt en zich daarbij niet aan de afspraken gehouden: er is niet of te laat betaald, de auto is gebruikt voor zaken waarvoor die niet is bedoeld, de auto heeft naderhand schade of komt te laat of helemaal niet terug. Zou u zo iemand een auto meegeven voor een proefrit? Waarschijnlijk liever niet. Maar slechte intenties of een historie bij andere bedrijven staan nu eenmaal niet op iemands voorhoofd geschreven. Daarom heeft BOVAG Elena ontwikkeld. Dat is een database waarmee BOVAG-leden elkaar kunnen waarschuwen voor klanten die zich niet aan de afspraken hebben gehouden bij het huren van een auto of bij een proefrit. Voor u een auto meegeeft aan een klant, kunt u de gegevens van de klant invoeren in Elena. Als een ander BOVAG-lid een melding heeft gedaan over deze persoon, krijgt u een waarschuwing. U krijgt geen inhoudelijke informatie over de reden dat deze persoon is geregistreerd. De betreffende persoon is echter wel geïnformeerd over zijn of haar registratie in de database. U kunt vervolgens zelf besluiten of u de auto meegeeft aan deze persoon of niet, in de wetenschap dat een ander BOVAG-bedrijf problemen heeft gehad met deze klant. Met gebruik van Elena verkleint u de kans op verduistering of misbruik van het voertuig en andere problemen voor uzelf en anderen. Bovendien gaat er van Elena een preventieve werking uit: mensen met slechte intenties laten bedrijven met een Elena-deursticker liever links liggen.

Privacy

Elena is oorspronkelijk ontwikkeld voor leden van BOVAG Verhuur- en Deelautobedrijven. De afgelopen jaren zijn de privacyregels steeds strikter geworden. Zo mogen bedrijven klantgegevens alleen bewaren onder strikte voorwaarden en is kopieën maken van identiteitsbewijzen verboden. In nauw overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zorgt BOVAG voortdurend dat het systeem voldoet aan alle regelgeving op het gebied van privacy, waardoor Elena-gebruikers klantgegevens toch mogen bewaren in het systeem en ook onder voorwaarden identiteitsbewijzen mogen kopiëren. Elena zorgt dus dat de identiteitscheck AVG-proof kan worden ingericht.

Natuurlijk spelen problemen met verduistering en criminaliteit niet alleen in de verhuur- en deelautobranche. Daarom kwam Elena eerder dit jaar beschikbaar voor motorbedrijven en nu ook voor autobedrijven. In een pilot met twee dealers en twee onafhankelijke autobedrijven werden het gebruiksgemak en de uitrol getest voor deze branches; inmiddels is het abonnement beschikbaar voor alle leden van BOVAG Autodealers en BOVAG Onafhankelijke Autobedrijven.

Marco Holtus - Zijm

Coördinator verhuur
VAG-dealergroep met 8 vestigingen regio Arnhem – Nijmegen
Werkt al jaren met Elena in de verhuur

“Elena is van toegevoegde waarde om criminaliteit buiten de deur te houden. Het systeem stelt ons in staat om vooraf te screenen aan wie we een auto meegeven in de verhuur. Straks kan dat ook voor onze proefritten. Zo hoeven we niet af te gaan op ons onderbuikgevoel, maar beschikken we over een middel om klanten te toetsen. Bij elke verhuurtransactie raadplegen we Elena. Hoogstwaarschijnlijk gaan we het ook integreren in het dealerbedrijf. Daarmee behoeden we onszelf en collega-automotivebedrijven voor het kwade. Door Elena breder in te zetten maken we er met elkaar een krachtiger systeem van. Hoe meer bedrijven het systeem voeden met klanten die zich niet aan de afspraken houden, hoe beter we met elkaar criminaliteit en ongewenst gedrag buiten de deur kunnen houden. Als voorzitter van de criminaliteitscommissie van BOVAG Verhuur- en Deelautobedrijven ben ik nauw betrokken bij de ontwikkeling van Elena. BOVAG kijkt constant naar het verbeteren van het gebruiksgemak van het systeem, waardoor er eigenlijk geen drempels meer zijn om het te gebruiken.”

Dirk Breukink – Harrie Arendsen Volvo

Teamleider vestiging Doetinchem
Volvo-dealer met vier verkoopvestigingen in Gelderland
Deelnemer Elena-pilot

“Wij werken in de basis met kostbare goederen, wat mogelijk mensen trekt met wie je je liever niet inlaat. Tot nu toe is ons narigheid die ik bij andere partijen hoor gelukkig bespaard gebleven. Maar dat neemt niet weg dat het belangrijk is om te weten aan wie wij een auto meegeven. Bovendien stellen verzekeraars hardere eisen aan ons: een goede registratie van proefritten is verplicht, evenals een ID-check. Elena is daar een aanvulling op. Op zichzelf is Elena niet voldoende om aan de eisen van de verzekeraar te voldoen, maar we bouwen er wel degelijk extra zekerheden mee in als we een klant die we nog niet kennen een auto meegeven. De kracht ervan komt vanuit het eigen netwerk: Elena raadplegen brengt de verplichting met zich mee om de database ook te voeden, dus zelf ook meldingen te doen. Zo’n waarschuwingssysteem is met het oog op de AVG natuurlijk best gecompliceerd: het moet wel kloppen met de regelgeving over privacy. Doordat BOVAG dit goed geregeld heeft, beschikken we als branche over een uniek systeem. Dat is nog een reden voor ons om mee te doen aan de pilot: wij helpen onze bondgenoot BOVAG graag met het verzamelen van de nodige gegevens voor de uitrol onder dealers.”

Jan Lenters – COMBI

Directeur-eigenaar
Onafhankelijk autobedrijf in Hardenberg
Gebruikt Elena in het verhuurbedrijf

“Wij gebruiken Elena ongeveer acht jaar in ons autoverhuurbedrijf, de vijf vestigingen van onze autoverhuurfranchise Rent & Go. In ons softwarepakket zit Elena als module geïntegreerd, dus reserveren kan alleen als je Elena gebruikt. Dit jaar hebben we een stuk of drie meldingen gekregen en daarom geen auto verhuurd. Je kunt ervoor kiezen om dan toch te verhuren, maar dan is de auto niet gedekt door de verzekering. Als ik het niet al had, zou ik het systeem zeker willen hebben voor leenauto’s of proefritten in het autobedrijf. Wij zitten in een buitengebied in Noord-Oost Nederland, dus de meeste klanten uit de regio kennen wij. Maar als er iemand die je niet kent komt voor een proefrit, heb je met Elena onmiddellijk belangrijke informatie. Er staan best veel mensen in de database die iets hebben gedaan wat niet goed is. Ook weet je meteen of het rijbewijs geldig is. Het kan best gebeuren dat je iemand voor je hebt wiens rijbewijs vorige week is ingenomen, maar die het nog wel fysiek in bezit heeft. Als er wat aan de hand is, dan krijg je een melding. Elena geeft je als autobedrijf dus de zekerheid dat het rijbewijs geldig is, en bovendien een bepaalde mate van zekerheid dat deze persoon geen verleden heeft van joyriding, wanbetaling of verduistering. Natuurlijk sluit Elena dat allemaal niet helemaal uit, maar het beschermt wel.”

Kosten en aanmelden

Gebruik van Elena is gratis voor autodealers en onafhankelijke autobedrijven. Meer weten of aanmelden? Kijk op https://mijn.bovag.nl/elena.

Verduistering in cijfers

Er is sprake van verduistering wanneer iemand legaal een voertuig tot zijn beschikking krijgt en dit niet meer terugbrengt. Verduistering kan plaatsvinden in allerlei contexten: niet alleen verhuur of proefritten, maar ook lease, bij het uitlenen van een auto aan een ander of zelfs tijdens een vechtscheiding. Het Landelijk Informatiecentrum Voertuigcriminaliteit houdt het totaalaantal gemelde verduisteringen bij.

• 2016: 446

• 2017: 543

• 2018: 751

• 2019: 1252

“Zo’n waarschuwingssysteem is met het oog op de AVG natuurlijk best gecompliceerd: het moet wel kloppen met de regelgeving over privacy. Doordat BOVAG dit goed geregeld heeft, beschikken we als branche”

Dirk Breukink | Harrie Arendsen Volvo