Een medewerker meldt zich ziek. Elke betrokken werkgever wil natuurlijk weten wat er scheelt. Maar mag u daarnaar vragen? En wat mag u registreren? BOVAG geeft antwoord op deze vragen.
De vragen die de werkgever mag stellen bij een ziekmelding zijn beperkt, net als de gegevens die hij hierover mag registreren. Een zieke werknemer heeft namelijk ook recht op privacy. Zo mag u niet vragen of registreren wat de medewerker heeft. Ook mag u niet vragen naar specifieke klachten. Wel of de ziekte verband houdt met een ongeval op het werk, hoe lang het verzuim vermoedelijk gaat duren en of er nog lopende afspraken en werkzaamheden zijn. Verder mag u informatie die de werknemer u vrijwillig geeft over de ziekte en de oorzaak daarvan niet registreren. Zelfs niet met toestemming van de werknemer.
Wat mag er dan wel over ziekte vastgelegd worden?
- Het telefoonnummer en het (verpleeg)adres van de zieke werknemer.
- Algemene gegevens die niet privacygevoelig zijn over ziek- en herstelmeldingen en correspondentie hierover met de arbodienst en de medewerker.
- Soms is het noodzakelijk dat werkgever en collega’s op de hoogte zijn van de gezondheid van een werknemer (epilepsie, diabetes). Als de medewerker daar toestemming voor geeft, dan mag dit in het personeelsdossier opgenomen worden.
- In bepaalde gevallen kunnen zieke werknemers een ziektewetuitkering aanvragen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de werknemer ziek is door zwangerschap of orgaandonatie. Daarom mag u vragen en registreren of de werknemer onder een zogenaamde ‘vangnetbepaling’ van de Ziektewet valt. Is dit het geval dan mag u niet vragen onder welke vangnetbepaling de werknemer precies valt.
- Mocht de ziekte van de werknemer veroorzaakt zijn door een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is, dan kan dat voor de werkgever belangrijk zijn om te weten. Daarom mag u als werkgever naar deze informatie vragen en dit mag geregistreerd worden.
- Is een medewerker aan het re-integreren? Dan mag u registreren welke werkzaamheden de werknemer niet meer of juist wel kan uitvoeren en de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is. Ook mag de werkgever de beoordeling en terugkoppeling van de arbodienst of bedrijfsarts registreren, evenals de eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever moet treffen in het kader van de re-integratie.
Geen medische gegevens
Over het algemeen kan dus gezegd worden dat medische gegevens niet geregistreerd mogen worden wanneer zij voor de werkgever niet noodzakelijk zijn in het kader van de loondoorbetaling of de re-integratie van de werknemer. Hierbij valt te denken aan de volgende informatie:
- Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand.
- Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen, e.d.
- Overige situaties als relatieproblemen, problemen uit het verleden, verhuizing, overlijden partner, scheiding, e.d.
BOVAG ledenadvies
Heeft u vragen over dit onderwerp dan kunt u contact opnemen met BOVAG Ledenadvies.
Exclusief voor leden
Meer lezen over het personeelsdossier?
Lees dan het artikel in BOVAGkrant 3.