Pinbetalingen, cloudsoftware, kassasystemen, e-mail, VoIP-telefonie, navigatie en communicatie met leveranciers en klanten zijn allemaal afhankelijk van telecom. Valt een telecomnetwerk uit, dan kan dat grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Een storing duurt vaak maar enkele uren, maar bij een grootschalige calamiteit kan de uitval veel langer aanhouden. Door vooraf na te denken over alternatieven voorkom je dat jouw bedrijf volledig stilvalt.

Zonder telecom kun jij je klanten niet meer bereiken, je kunt niet meer pinnen, jouw cloudapplicaties zijn niet meer beschikbaar, bestellingen of werkorders kunnen niet meer worden verwerkt. En misschien nog wel meer. Zorg dat je voor jouw bedrijf exact weet wat de gevolgen zijn en hoe je eventueel de problemen (tijdelijk) kunt oplossen. Je kunt het volgende stappenplan daarvoor gebruiken.

• Stap 1. Breng afhankelijkheden in kaart

Maak een overzicht van alle processen die afhankelijk zijn van internet of telefonie. Denk bijvoorbeeld aan:

• kassasysteem
• pinapparaten
• (werkplaats)planning
• cloudsoftware
• e-mail
• telefonie
• beveiligingssystemen
• printers of scanners die via internet werken
• Zijn derden nog te bereiken (kentekens aanmelden, onderdelen bestellen)?

Bepaal vervolgens welke processen absoluut moeten blijven functioneren.

• Stap 2. Zorg voor een tweede verbinding

Gebruik waar mogelijk een back-upverbinding.

Mogelijke oplossingen zijn:

• een tweede internetverbinding via een andere provider
• een mobiele 4G- of 5G-router
• tethering via een smartphone
• satellietinternet als laatste redmiddel bij langdurige of grootschalige uitval.

Satellietinternet werkt onafhankelijk van het vaste telecomnetwerk en kan daarom een waardevolle noodvoorziening zijn. Houd er wel rekening mee dat hiervoor speciale apparatuur nodig is en dat de kosten hoger liggen dan bij een reguliere internetverbinding. Bovendien is vrij zicht op de hemel noodzakelijk.

• Stap 3. Maak afspraken over communicatie

Spreek vooraf af hoe medewerkers elkaar bereiken als telefoon en internet niet beschikbaar zijn.

Leg bijvoorbeeld vast:

• wie de calamiteit coördineert
• welke contactpersonen prioriteit hebben
• welke alternatieve communicatiemiddelen beschikbaar zijn
• waar medewerkers actuele informatie kunnen vinden.

Print belangrijke telefoonnummers uit. Een digitale contactenlijst is tijdens een storing mogelijk niet beschikbaar.

• Stap 4. Denk na over alternatieve communicatie

Wanneer internet en mobiele netwerken niet beschikbaar zijn, zijn er nog enkele alternatieven.

Zo bestaan er apps die via bluetooth een zogenoemd mesh-netwerk vormen. Daarmee kunnen smartphones berichten aan elkaar doorgeven zonder internetverbinding. De reikwijdte is beperkt, maar binnen een bedrijfslocatie of evenement kan dit een bruikbare noodoplossing zijn.

Ook portofoons kunnen een eenvoudige en betrouwbare oplossing zijn voor communicatie op het bedrijfsterrein.

• Stap 5. Test je noodscenario

Een noodplan werkt alleen als je weet dat het ook in de praktijk functioneert.

Loop daarom minimaal één keer per jaar het volgende scenario door:

• schakel internet tijdelijk uit
• controleer of medewerkers weten wat zij moeten doen
• test alternatieve verbindingen
• controleer of belangrijke telefoonnummers beschikbaar zijn
• evalueer wat beter kan.

Handige hulpmiddelen

Satellietinternet

Voor bedrijven waarbij bereikbaarheid cruciaal is, kan satellietinternet een extra vangnet zijn. Deze verbinding werkt onafhankelijk van de vaste internetinfrastructuur en blijft vaak beschikbaar wanneer regionale telecomnetwerken zijn uitgevallen.

Mesh-communicatie

Apps zoals Bridgefy maken communicatie tussen smartphones mogelijk via bluetooth, zonder internetverbinding. De berichten worden via andere telefoons doorgestuurd, waardoor lokaal een netwerk ontstaat.

Handige websites hiervoor:

• Internet via de satelliet: Wat is het huidige aanbod?

• Hoe werkt internet via satelliet? | NordVPN

• Bridgefy – Mesh Network SDK for Mobile Apps

• Wat als internet en telefonie uitvallen? Zo blijf je verbonden in een losgekoppelde wereld