Cybercrime

Heb jij een goede back-up van de belangrijke bestanden in jouw bedrijf? Weet je welke bestanden essentieel zijn voor jouw bedrijfsvoering en heb je je back-up wel eens getest?

Een stroomstoring, ransomware-aanval, brand of een medewerker die per ongeluk bestanden verwijdert. Het zijn situaties die iedere ondernemer kunnen overkomen. Het overkomt namelijk één op de vier mkb-ondernemers, volgens het Nationaal Cyber Security Centrum. Toch blijkt vaak pas hoe afhankelijk een bedrijf is van digitale gegevens als deze ineens niet meer beschikbaar zijn. Denk aan klantgegevens, werkorders, facturen, boekhouding, personeelsinformatie of voertuigdata. Een goede back-up is dan ook enorm waardevol voor jouw bedrijfscontinuïteit.

Een goede back-up zorgt ervoor dat je snel weer verder kunt als er iets misgaat. Heb jij dat goed geregeld? Besef dat cloudopslag alleen niet voldoende is. Ook bestanden die in de cloud staan, kunnen verloren gaan door een cyberaanval, menselijke fouten of problemen bij een leverancier. Daarom is een eigen back-upstrategie essentieel voor de continuïteit van je bedrijf.

Over de back-up

Er zijn twee typen back-up: een bestandsback-up en een systeemback-up. De eerste is een kopie van afzonderlijke bestanden en documenten en de tweede is een volledige kopie van een computer of server, inclusief bestanden, instellingen en programma’s. Met een systeemback-up kun je een compleet systeem herstellen. Voor de meeste bedrijven is een combinatie van deze twee back-ups de veiligste keuze.

Het nationaal cyber security centrum raadt aan om met de 3-2-1-regel te werken. Dat houdt in:

• 3 kopieën van je gegevens
  Bewaar de originele bestanden én minimaal twee back-ups.
• 2 verschillende opslagmedia
  Gebruik bijvoorbeeld een externe harde schijf én een cloudoplossing of NAS.
• 1 back-up op een andere locatie
  Bewaar minimaal één kopie buiten het bedrijfspand. Zo voorkom je dat brand, diefstal of waterschade alle back-ups tegelijk treft.

Wat moet je in ieder geval back-uppen?

Voordat je gaat bedenken hoe en waar je een back-up gaat maken, is het goed om te inventariseren welke gegevens belangrijk zijn voor je bedrijfsvoering. Maak een overzicht van al deze gegevens zoals:

• klant- en voertuiggegevens
• werkplaats- en planningssystemen
• financiële administratie
• personeelsdossiers
• e-mailarchieven
• foto's, documenten en contracten
• websites en webshops

Vraag jezelf af: “Wat gebeurt er als deze informatie morgen niet meer beschikbaar is?” Alles wat je bedrijf ernstig raakt bij verlies, hoort in de back-up.

Stappenplan voor een goede back-up

Stap 1. Inventariseer je belangrijkste gegevens

Breng in kaart welke systemen, bestanden en applicaties essentieel zijn voor je bedrijfsvoering. Vergeet cloudomgevingen zoals Microsoft 365, Google Workspace of branche-specifieke software niet.

Stap 2. Automatiseer de back-up

Maak dagelijks automatisch een back-up van belangrijke gegevens. Handmatige back-ups worden in de praktijk vaak vergeten. Automatisering verkleint dat risico aanzienlijk.

Stap 3. Pas de 3-2-1-regel toe

Zorg voor minimaal drie kopieën van je gegevens, gebruik twee verschillende opslagmedia en bewaar één back-up op een andere locatie. Zorg voor een digitale én een fysieke back-up (externe harde schijf of NAS). Bewaar de fysieke kopie op een andere locatie dan in het bedrijfspand. Zo voorkom je dat brand, diefstal of waterschade alle kopieën tegelijk treft.

Stap 4. Beveilig de back-up

Bescherm back-ups met sterke, unieke wachtwoorden en beperk de toegang tot medewerkers die deze daadwerkelijk nodig hebben. Koppel externe schijven los van het netwerk wanneer ze niet worden gebruikt. Dit verkleint de kans dat ransomware ook de back-up versleutelt.

Stap 5. Test regelmatig

Een back-up die nooit is getest, biedt geen garantie. Controleer daarom regelmatig of bestanden daadwerkelijk kunnen worden teruggezet. Oefen bijvoorbeeld eens hoe je een verloren map of systeem herstelt.

Stap 6. Leg verantwoordelijkheden vast

Beschrijf wie verantwoordelijk is voor de back-ups, waar deze worden opgeslagen en hoe gegevens kunnen worden teruggezet. Zo voorkom je problemen bij ziekte, vakantie of personeelswisselingen.

Let op: cloudopslag is geen back-up!

Veel ondernemers gaan ervan uit dat bestanden automatisch veilig zijn omdat ze in de cloud staan. Dat is een misverstand. Cloudleveranciers maken weliswaar eigen back-ups, maar die zijn vooral bedoeld voor hun eigen dienstverlening. Bij een cyberincident, foutieve verwijdering of storing ben je uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor je bedrijfsgegevens. Maak daarom ook van cloudbestanden altijd een eigen back-up.

Checklist

Kun je onderstaande vragen allemaal met 'ja' beantwoorden? Dan heb je je back-up goed voor elkaar. Doe de check!

• Worden belangrijke bedrijfsgegevens dagelijks automatisch geback-upt?
• Heb ik minimaal drie back-upkopieën?
• Staat minimaal één back-up op een andere locatie?
• Zijn back-ups beveiligd tegen onbevoegde toegang?
• Testen we regelmatig of gegevens kunnen worden teruggezet?
• Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het beheer?

Kun je niet alle vragen met 'ja' beantwoorden? Dan is dit een goed moment om je back-upstrategie onder de loep te nemen.

Bron: KvK, Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC)