Zowel medewerkers die in dienst zijn van het bedrijf als uitzendkrachten die ten minste 24 maanden werkzaam zijn bij de inlener tellen mee voor het bepalen van het aantal medewerkers dat werkzaam is in het bedrijf. Hierbij gaat het om het aantal personen, niet om Fte’s.
 
Volgens de WOR moet vervolgens per ‘zelfstandige eenheid’ bekeken worden of een OR ingesteld moet worden. Een onderneming is namelijk gedefinieerd als elk in de maatschappij als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin krachtens arbeidsovereenkomst of krachtens publiekrechtelijke aanstelling arbeid wordt verricht. Dit zal doorgaans betekenen dat per vestiging bekeken wordt of een medezeggenschapsorgaan opgericht moet worden.
 
Het is ook mogelijk om een gemeenschappelijke OR (Gem. OR) in te stellen wanneer twee of meer ondernemingen in stand worden gehouden door dezelfde ondernemer en tenminste 50 personen werkzaam zijn bij dit bedrijf. Bij een gemeenschappelijke OR nemen medewerkers van verschillende vestiging deel aan de Gem. OR. Afzonderlijke vestigingen hebben in dit geval geen eigen OR.

Stap 1: allereerst is het belangrijk om te weten of u verplicht bent een OR in te stellen of dat u een personeelsvertegenwoordiging of personeelsvergadering op mag richten.
 
Stap 2: wanneer u voor het eerst een medezeggenschapsorgaan opricht dan zult u een voorlopig reglement op moeten stellen waarin de werkwijze en de verkiezingsprocedure beschreven worden. Dit kan de ondernemer doen, maar hiervoor kunt u ook een voorbereidingscommissie instellen. Mogen alle medewerkers een stem uitbrengen en zich verkiesbaar stellen, of moeten zij bijvoorbeeld minimaal een jaar in dienst zijn? Dit soort punten kunt u regelen in het voorlopig reglement. De SER heeft een voorbeeld reglement opgesteld voor de OR en PVT. Deze kunt u hier vinden en is kosteloos beschikbaar.
 
Heeft u al een OR of PVT dan zullen zij zelf de verkiezingen organiseren.
 
Stap 3: informeer medewerkers over het voornemen tot het oprichten van een OR/PVT en geef aan wanneer de verkiezingsdatum is (de datum moet minimaal 13 weken bekend zijn voor de uiteindelijke verkiezingsdatum). Leg uit wat het nut is van het hebben van een medezeggenschapsorgaan en wat zij voor het personeel kunnen betekenen.
 
Stap 4: vervolgens zult u medewerkers bereid moeten vinden om zich verkiesbaar te stellen. Dit mogen medewerkers zijn met een vast contract, maar ook medewerkers met een flexibel of tijdelijk contract, afhankelijk van het voorlopig reglement. Medewerkers kunnen zichzelf verkiesbaar stellen of collega’s voordragen. Ook vakbonden kunnen een kandidatenlijst indienen. U kunt de vakbonden die onderhandelen over de cao hiervoor een uitnodiging sturen.
 
Stap 5: nadat er een kandidatenlijst is opgesteld en medewerkers op de hoogte zijn van de plannen om een medezeggenschapsorgaan op te richten, moeten de verkiezingen uitgeschreven worden. Allereerst wordt de kandidatenlijst bekendgemaakt. Dit gebeurt uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum. Vervolgens zullen de medewerkers die volgens het reglement een stem uit mogen brengen hiertoe in de gelegenheid gesteld worden. Dit gebeurt door middel van geheime schriftelijke stemming.
 
Stap 6: na de verkiezingen wordt de uitslag bekendgemaakt.
 
Stap 7: de ondernemer kan vervolgens het medezeggenschapsorgaan installeren. Daarna wordt het voorlopige reglement vervangen door een definitief reglement opgesteld door het medezeggenschapsorgaan.

Om invloed uit te oefenen op de besluitvorming binnen een bedrijf heeft de OR adviesrecht, instemmingsrecht, initiatiefrecht en recht op informatie van de werkgever. Welk recht van toepassing is in een bepaalde situatie is afhankelijk van het onderwerp.
 
Adviesrecht
De OR heeft adviesrecht bij besluiten die grote gevolgen kunnen hebben voor medewerkers. Hierbij kunt u denken aan reorganisaties, (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging, fusies of het doen van grote investeringen. Wanneer besluiten genomen worden die onder het bereik van het adviesrecht van de OR vallen, dan is de ondernemer verplicht om de OR tijdig om advies te vragen. Daarnaast moeten de OR en de ondernemer minimaal één keer met elkaar overleggen over het voorgenomen besluit. Vervolgens brengt de OR een positief of negatief advies uit. Na dit advies mag de ondernemer het uiteindelijke besluit nemen. Hierover informeert hij de OR. Wordt hierbij het advies van de OR niet gevolgd, dan moet de ondernemer motiveren waarom een ander besluit genomen is. Daarbij mag de uitvoering van het besluit pas na een maand starten, zodat de OR eventueel naar de rechter kan stappen wanneer zij het niet eens zijn met het besluit van de ondernemer. De Ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam beoordeelt of het besluit redelijk is.
 
Instemmingsrecht
Wanneer u personele regelingen wil vaststellen, wijzigen of intrekken dan moet u de OR om instemming vragen. Hierbij kunt u denken aan regelingen over pensioen, werktijden, beloning, vakantie, arbeidsomstandigheden, bescherming van persoonsgegevens of ziekteverzuim. De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk voor aan de OR. Hierbij geeft u aan wat de redenen zijn voor dit besluit en wat de gevolgen zijn voor de medewerkers. Hierover moet minimaal eenmaal overlegd worden met de OR. De OR neemt vervolgens een beslissing of zij al dan niet instemmen met het voorgenomen besluit. Daarna laat u de OR weten welk besluit u uiteindelijk neemt en met ingang van welke datum.
 
Stemt de OR niet in met het voorgenomen besluit en wenst u het toch door te voeren? Dan kunt u naar de kantonrechter om toestemming te vragen om het besluit alsnog te nemen. De kantonrechter verleent alleen toestemming wanneer de beslissing van de OR om niet in te stemmen onredelijk is, of het voorgenomen besluit van de ondernemer gevergd wordt door zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen.
 
Initiatiefrecht
Het initiatiefrecht van de OR betekent dat de OR ongevraagd voorstellen mag doen over alle sociale, organisatorische, financiële en economische zaken. U mag dit voorstel niet zomaar naast u neerleggen, u moet minimaal één keer met de OR overleggen. Vervolgens moet u aan de OR laten weten of u het voorstel overneemt of niet en daarbij aangeven wat de redenen zijn voor uw besluit.
 
Recht op informatie van de werkgever
Volgens de WOR moet de OR alle informatie krijgen die nodig is om hun taak uit te voeren. Daarnaast moet de ondernemer op basis van de WOR tweemaal per jaar financieel-economische informatie aan de OR geven. Dit gaat onder andere over de jaarrekening, investeringsplannen en de begroting. En minimaal één keer per jaar moet u de OR schriftelijk informeren over het sociaal beleid in de onderneming.
 
Heeft u meer dan 100 medewerkers in dienst? Dan mag de OR de beloningen en arbeidsvoorwaarden van het personeel dat niet onder een cao valt inzien.
 

De rechten van de personeelsvertegenwoordiging (PVT) zijn vergelijkbaar met die van de OR, alleen in wat afgezwakte vorm. Zo heeft de PVT ook advies- en instemmingsrecht, alleen op minder onderwerpen.

• De PVT moet in de gelegenheid gesteld worden om advies uit te brengen over een besluit dat kan leiden tot verlies van arbeidsplaatsen of tot een belangrijke verandering van de arbeid of de arbeidsvoorwaarden van tenminste een vierde van de in de onderneming werkzame personen.
• De PVT heeft instemmingsrecht op personele regelingen die gaan over arbeids- en rusttijden, arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratiebeleid.
• De PVT heeft ook recht op informatie. Op basis van de WOR is de ondernemer verplicht om de PVT alle informatie te geven die zij nodig hebben voor het vervullen van de taak.

Het aantal leden van de OR wordt bepaald door het aantal medewerkers:

• Bij 50-100 medewerkers moet een OR 5 leden hebben
• Bij 100-200 medewerkers moet een OR 7 leden hebben
• Bij 200-400 medewerkers moet een OR 9 leden hebben
• Bij 400-600 medewerkers moet een OR 11 leden hebben
• Bij 600-1.000 medewerkers moet een OR 13 leden hebben
• Bij 1.000-2.000 medewerkers moet een OR 15 leden hebben.

Heeft u meerdere bedrijven die met elkaar samenhangen of samenwerken onder een gemeenschappelijke leiding? Dan kunt u ervoor kiezen om een centrale ondernemingsraad (COR) of een groepsondernemingsraad (GOR) in te stellen. Het verschil tussen de COR en de GOR is dat de COR alle in de groep bestaande ondernemingsraden overkoepelt. De GOR beperkt zich tot een nader te bepalen subgroep van bestaande raden, bijvoorbeeld een bepaald cluster of divisie. De bevoegdheden van de COR en de GOR zijn gelijk, zij mogen alleen onderwerpen behandelen die van gemeenschappelijk belang zijn voor alle of voor de meerderheid van de ondernemingen waarvoor zij zijn ingesteld.
 
De leden van de COR en de GOR worden niet rechtstreeks door het personeel gekozen, maar zij nemen deel aan de ondernemingsraden die onder de COR of de GOR vallen.