Als u een medewerker wilt beoordelen of wilt praten over zijn functioneren, zijn er doelen nodig waaraan hij moet voldoen. Deze doelen kunnen tijdens het planningsgesprek aan het begin van het jaar worden vastgesteld, op basis van een functieprofiel of ontwikkelafspraken. Aan het eind van het jaar zijn de resultaten zichtbaar en kunnen ze geëvalueerd worden tijdens een functioneringsgesprek. Zijn er vooraf geen persoonlijke doelstellingen vastgesteld? Geef dan tijdens een gesprek aan in hoeverre de medewerker de doelstellingen van zijn of haar functie heeft gerealiseerd, zowel in kwaliteit als in kwantiteit. Op de website van OOMT vindt u handige voorbeelden van onder andere een plannings- en beoordelingsformulier.

Spreek een duidelijke gesprekscyclus met elkaar af zodat medewerkers weten wat voor gesprek ze kunnen verwachten. Een functioneringsgesprek is een ander soort gesprek dan een beoordelingsgesprek. In de praktijk zal de eerste variant meer de vorm hebben van een dialoog en is er in de tweede meer sprake van eenrichtingsverkeer. Vertel van tevoren hoe het gesprek in zijn werk gaat. Aan het begin van het gesprek stem je de agenda nog even af.

Als u in het najaar al begint met het inplannen van de gesprekken, kunt u er één of twee per week voeren. Zo hoeft u niet alle gesprekken op het laatste moment in december te houden. Dan blijft het voor u ook leuk en interessant. Bereid het gesprek goed voor. Het helpt als u gedurende het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren. Vraag ook vooraf de mening van anderen, zogenaamde ‘informanten’ zoals klanten of collega’s.

Sommige medewerkers hikken tegen het eindejaarsgesprek aan. Creëer daarom een prettige sfeer en zorg dat de medewerker zich op zijn gemak voelt. Kies een rustige plek en breek het ijs met een luchtig onderwerp of een grapje. Begin met een paar informele vragen. Geef uw medewerkers de onverdeelde aandacht tijdens het gesprek. U kunt beter een half uur uittrekken en hem de volle aandacht geven dan een uur plannen waarin u steeds gestoord wordt door telefoon of e-mail.

Zorg ervoor dat u in contact staat met uw medewerkers en dat u ze tijdens het gesprek écht de aandacht geeft. U kunt vragen stellen zoals ‘hoe is het met je?’, ‘wat heb je van mij nodig?’, ‘wat zijn je plannen en ambities voor de komende tijd?’ en ‘hoe ervaar je de balans tussen werk en privé?’ Als u een functioneringsgesprek voert, zorg dan dat het gesprek een dialoog is en dat het ook echt om de medewerker draait. U kunt de medewerker voorafgaand aan of aan het begin van het gesprek de gelegenheid geven om onderwerpen aan te dragen. Zo praat u over thema’s die voor de medewerker het belangrijkst zijn. Het functioneringsgesprek is ook een goed moment om te vragen hoe het personeel u ziet en of er verbeterpunten zijn.

Luister vooral en vraag door, zodat u erachter komt wat de medewerker precies ervaart of wil. U hoeft vervolgens niet meteen met een antwoord of oplossing te komen. Laat de medewerker hier zelf over nadenken. U kunt hem vragen om zelf een plan op te stellen, waar u dan in een later stadium op reageert.

Een belangrijk onderdeel van een eindejaarsgesprek is ontwikkeling. Hoe ziet de medewerker de toekomst? Waar ziet hij of zij ontwikkelpunten? Welke ambities heeft deze persoon? Goed personeel is schaars. Als u tevreden bent over medewerkers, geef ze dan voldoende mogelijkheden om zich te ontwikkelen, door bijvoorbeeld een opleiding of cursus te volgen. Zo blijft het aantrekkelijk om bij het bedrijf te blijven werken.

Wees duidelijk in wat u wilt en controleer of iedereen dit ook hetzelfde interpreteert en ervaart. Als u tevreden of enthousiast bent over uw medewerker, spreek dit ook uit en als u wat anders had verwacht, draai er dan ook niet omheen. Als de medewerker zich bewust wordt van zijn zwaktes, kan hij eraan werken. Doe dat wél op een opbouwende manier. Zorg tijdens het gesprek voor een goede balans tussen positieve punten en verbeterpunten. Het kan een valkuil zijn om negentig procent van de gesprekstijd te praten over tien procent van de taken waarin de werknemer slecht functioneert. Besteed dus ook aandacht aan de positieve aspecten. Dat stimuleert.

Zet wat besproken is tijdens het gesprek op papier en laat de medewerker dit ook lezen en ondertekenen. Zo weet u zeker dat u het allebei eens bent met wat er besproken is en heeft u afspraken vastgelegd. Als er problemen zijn met een medewerker, dan zijn deze documenten ook belangrijk voor de dossiervorming. Een verslag is ook handig als u bij een volgende beoordeling wilt terugkijken hoe de medewerker de afgelopen jaren heeft gepresteerd.

Zowel medewerker als leidinggevende hoeven natuurlijk niet tot een officieel gespreksmoment aan het eind van het jaar te wachten met vragen stellen of om een onderwerp aan te snijden. Als het goed is, is het tussendoor altijd mogelijk om met elkaar in gesprek te gaan. Geef ook tussendoor regelmatig feedback op het functioneren van een medewerker en plan een keer een tussentijdse evaluatie om te kijken hoe het ervoor staat.

Vindt u het moeilijk om het gesprek aan te gaan met een medewerker? Of wilt u hulp bij het invoeren van de gesprekscyclus in uw bedrijf? Bedrijven die onder de cao Motorvoertuigen- en Tweewielerbedrijven vallen kunnen kosteloos een beroep op de BOVAG-werkgeverscoaches doen. De contactgegevens vindt u in het hoofdstuk 'Adviseurs werkgeverschap en OOMT-coaching (cao MvT)'.