Zorg dat je bij incassobrieven de juiste termijn gebruikt

Als het nodig is, wil je druk kunnen uitoefenen op jouw wanbetalers. Om die reden vorder je incassokosten. De wet beschermt consumenten tegen onredelijk hoge incassokosten. De wettelijke bescherming regelt ook dat je consumenten goed informeert, ook waar het gaat om ‘laatste kans om te betalen’-brieven.

Hoe wordt de consument beschermd tegen te hoge incassokosten?

Zonder dat je daarvoor kosten rekent, moet de consument sowieso een brief krijgen met een laatste kans om te betalen. Deze brief wordt in de rechtspraak ook wel de 14-dagenbrief genoemd.

Wanneer begint die termijn van 14 dagen dan?

De termijn uit de 14-dagenbrief slaat op de termijn die voorbij moet zijn om incassokosten te kunnen eisen. Deze termijn start echter niet per de dagtekening van de brief. Het is het moment van ontvangst.

Tekst voor in de 14-dagenbrief

Stuur sommaties dus altijd uit met ‘binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd’.

Verzendwijze van de 14-dagenbrief

Wie stelt, bewijst. Je moet dus kunnen aantonen wanneer de consument de brief heeft ontvangen of moet hebben ontvangen op een bepaalde dag. Ervaring leert dat de meeste post in de regel binnen 2 dagen na versturen binnen zal zijn. Zondagen, maandagen en feestdagen tellen niet mee. Een e-mail met ontvangstbevestiging of een aangetekende brief met ontvangstbevestiging biedt uitkomst.

WIK-proof

WIK (Wet Incasso Kosten)-proof worden doe je door op het juiste moment, met de juiste tekst en met de juiste verzendmethode de consument te benaderen. Houd dus 15 dagen nadat de brief is bezorgd aan. De algemene voorwaarden van BOVAG zullen hierop worden aangepast. Hiervoor is BOVAG echter afhankelijk van consumentenorganisaties vanuit het SER-voorwaardenoverleg en dit kan dus niet direct worden verwerkt.

Ons advies is om de praktijk van jouw incassohandeling meteen vandaag al goed te gaan uitvoeren. Dat het anders in de BOVAG voorwaarden staat, maakt niet uit. Door de aanpassing verbetert de positie van de consument. Dat soort aanpassingen mogen dus altijd. Tot slot: mocht het in de brief toch zijn misgegaan, dan kun je dit nog repareren door de dagvaarding aan te passen. In de aanzegging van die dagvaarding zet je dan de juiste tekst voor een sommatie en dus de goede termijn.