De pagina wordt geladen...
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is vanaf vandaag van toepassing. Als u persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, verplicht deze wet u om in bepaalde gevallen een verwerkersovereenkomst te sluiten. Wanneer moet u zo’n overeenkomt sluiten?
‘Verwerken’ is een ruime definitie. Het gaat daarbij om iedere bewerking van persoonsgegevens. Denk aan verzamelen, opvragen, gebruiken, opslaan, verstrekken, wijzigen en wissen.
Het makkelijkst is om eerst na te gaan of er sprake is van persoonsgegevens. Is het antwoord ‘nee’, dan is een verwerkersovereenkomst niet nodig. Onder persoonsgegevens verstaan we alle informatie over een persoon (klant, medewerker, etc.) zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Ook gegevens die niet direct betrekking lijken te hebben op een persoon, kunnen soms toch persoonsgegevens zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een zakelijk e-mailadres of telefoonnummer dat tot een specifieke medewerker herleidbaar is. Ook objectgegevens kunnen persoonsgegevens zijn. Bijvoorbeeld een kenteken in uw DMS- of CRM-systeem dat gekoppeld is aan een klant.
Een verwerkersovereenkomst hoeft alleen gesloten te worden als een verwerker (bijvoorbeeld ICT-leverancier) persoonsgegevens verwerkt ‘in opdracht van’ een verwerkingsverantwoordelijke (dat kunt u zijn). Kijk vooraf daarom goed of u handelt als verwerkingsverantwoordelijke en de andere partij als verwerker, of andersom.
Het is in de praktijk niet altijd makkelijk om de exacte rolverdeling vast te stellen, maar de onderstaande uitleg kan enig houvast bieden:
De verwerkingsverantwoordelijke: is de partij die bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel dit gebeurt en de manier waarop dit gebeurt.
De verwerker: is de partij die ‘in opdracht van’ de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. De leverancier van uw garagesoftwarepakket kan bijvoorbeeld een verwerker zijn.
Twee aandachtspunten:
Als er sprake is van een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker, dan moeten afspraken in een verwerkersovereenkomst worden vastgelegd.
Let op: is er geen sprake van een verwerkingsverantwoordelijke en een verwerker, maar van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken? Ook dan moeten bepaalde afspraken worden vastgelegd.
Met onder andere de volgende partijen kan een verwerkersovereenkomst nodig zijn:
Let op: er zijn nog veel meer partijen met wie het noodzakelijk kan zijn om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Dit moet per geval beoordeeld worden. Bedenk dat u in bepaalde gevallen de verwerkingsverantwoordelijke kunt zijn en in andere gevallen de verwerker.
Op dit moment geven de volgende partijen aan dat u geen verwerkersovereenkomst met hen hoeft te sluiten:
In de BOVAG Privacytool kunt u een standaard verwerkersovereenkomst downloaden. Aan de hand van een extra checklist kunt u controleren of uw verwerkersovereenkomst met een derde partij voldoende is ‘dichtgetimmerd’. De BOVAG Privacytool leidt u in zestien stappen door de privacywetgeving. Ga voor meer informatie naar mijn.bovag.nl/privacy. Heeft u vragen over verwerkersovereenkomsten? Neem dan contact op met BOVAG Ledenadvies via (030) 659 53 00.