Privacywet: maak jouw sollicitatieprocedure ook privacy-proof

Tijdens een sollicitatieprocedure verzamelt een bedrijf gegevens van sollicitanten, bijvoorbeeld via de sollicitatiebrieven en cv’s. Ook dit zijn persoonsgegevens waarvoor vanaf 25 mei 2018 de regels uit de nieuwe privacywet AVG voor gaan gelden. Zorg er dus voor dat ook de sollicitatieprocedure voor die datum volgens de regels is ingericht. Waar je op moet letten lees je hier.

Naast de gegevens uit de sollicitatiebrief en het cv zijn er tijdens de sollicitatieprocedure meer momenten waarbij u persoonsgegevens van de sollicitant verzamelt. De aantekeningen over de sollicitant en de indruk van het gesprek die gemaakt worden tijdens het sollicitatiegesprek bijvoorbeeld. Ook kan een videosollicitatie of een assessment onderdeel zijn van de procedure. Ook hieruit komt data die ergens opgeslagen kan worden.

Welke gegevens van een sollicitant mag een bedrijf bewaren?

Als er een vacature is, dan vragen bedrijven vaak een cv en motivatiebrief te sturen. In beide documenten staan persoonsgegevens die u mag bewaren. De sollicitant moet actief toestemming geven dat zijn of haar gegevens worden verwerkt en gebruikt voor de sollicitatieprocedure. Ga verder voorzichtig om met deze gegevens. Stuur een cv alleen door naar iemand voor wie het relevant is.

Solliciteren met behulp van video

Bedrijven vragen soms sollicitanten in een kort filmpje uit te leggen waarom hij of zij de geschikte kandidaat is. Omdat bij ‘videosolliciteren’ bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden, bijvoorbeeld informatie over ras, gezondheid en godsdienst, mag je sollicitanten niet verplichten dat ze op deze manier solliciteren. Tijdens de sollicitatieprocedure mag je deze bijzondere persoonsgegevens alleen verwerken wanneer de sollicitant hier toestemming voor heeft gegeven. Hierbij moet de sollicitant wel de keuze hebben om te solliciteren via een video of via een brief. De keuze voor een bepaalde optie mag natuurlijk geen negatieve gevolgen hebben voor de sollicitant.

Kopie identiteitsbewijs

Bedrijven mogen ook geen kopie van het identiteitsbewijs van de sollicitant vragen als hij reageert op een vacature. Een kopie van het identiteitsbewijs bevat namelijk ook bijzondere persoonsgegevens en gegevens die voor de werkgever tijdens de sollicitatieprocedure niet noodzakelijk zijn.

Wat mogen werkgevers vragen tijdens het sollicitatiegesprek?

Om een beeld te krijgen van een sollicitant en om te kunnen beoordelen of iemand binnen het bedrijf en de vacature past, volgt na het lezen van cv en motivatiebrief meestal een gesprek. Over en weer worden tijdens dit gesprek vragen gesteld. Werkgevers mogen tijdens het gesprek niet alles vragen aan de sollicitant. Zo mag de interviewer niet vragen of de sollicitant een ziekte of beperking heeft of naar het ziekteverzuim in het verleden.

De sollicitant hoeft je ook niet alles te vertellen tijdens het sollicitatiegesprek. Zo hoeft een kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek niet te vertellen dat zij zwanger is of wil worden. Als deze vraag tijdens het sollicitatiegesprek gesteld wordt, dan hoeft zij deze niet naar waarheid te beantwoorden. Maar als de gezondheid van de sollicitant rechtstreeks van belang is voor de functie waarop hij of zij solliciteert, bijvoorbeeld als de sollicitant belangrijke onderdelen van de functie niet kan uitvoeren vanwege de ziekte of beperking, dan moet de kandidaat dit tijdens het sollicitatiegesprek vertellen. Alle andere informatie over de gezondheid mag de sollicitant verzwijgen.

Hoe lang mogen bedrijven de gegevens van de sollicitant bewaren?

Vaak reageren er meer kandidaten op een vacature dan dat er plaatsen zijn. Gegevens van sollicitanten die niet aangenomen zijn, moet je binnen een redelijke tijd verwijderen. De Autoriteit Persoonsgegevens vindt een termijn van vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure redelijk.

Heb je later misschien wel een plek voor deze sollicitant? Vertel dan dat je zijn of haar gegevens graag bewaart voor als er later een passende functie vrijkomt. Geeft de sollicitant daar toestemming voor, dan mag je deze gegevens voor een jaar opslaan en bewaren.

Recht van inzage, wijziging of verwijdering van sollicitatiegegevens

Als een kandidaat heeft gesolliciteerd dan heeft hij of zij het recht om in te zien welke gegevens zijn vastgelegd. Daarbij horen bijvoorbeeld het cv en de motivatiebrief, maar ook de aantekeningen van sollicitatiegesprekken. Een kandidaat kan daarnaast vragen de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Onder de huidige wet kunnen de gegevens alleen verwijderd worden wanneer zij objectief onjuist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen. Maar met ingang van de nieuwe privacywet mag een kandidaat ook vragen juiste gegevens te verwijderen.

BOVAG Privacytool

BOVAG helpt de leden met de Privacytool om aan de privacywet te voldoen. BOVAG-bedrijven die de 16 stappen tellende tool gebruiken, zijn na voltooiing 'AVG-proof'. Maak er kosteloos gebruik van en vraag uw voucher op via mijn.bovag.nl/privacy.