Herinner je medewerkers tijdig aan het opnemen van hun wettelijke vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het jaar waarop ze werden opgebouwd. Makkelijker gezegd: op 1 juli 2026 vervallen de wettelijke vakantiedagen van 2025. Hou er wel rekening mee dat je jouw medewerkers daar tijdig en duidelijk op moet wijzen.

Werkgevers hebben een zorgplicht om personeel te informeren over het vervallen van hun wettelijke vakantiedagen. Doe je dat niet, dan blijven de vakantiedagen soms geldig en dat kan financiële gevolgen hebben. Een uitzondering hierop is wanneer een medewerker redelijkerwijs niet in staat is geweest om zijn of haar vakantiedagen op te nemen.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Elke medewerker heeft volgens de wet recht op vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan betaalde vakantie. Deze wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Daarnaast bestaan er bovenwettelijke vakantiedagen, vaak vastgelegd in cao’s. Die verjaren pas na vijf jaar. Alleen voor de wettelijke dagen geldt dus de korte vervaltermijn.

De zorgplicht van de werkgever

Uit rechtspraak blijkt dat je als werkgever niet alleen moet toestaan dat werknemers vakantie opnemen, maar je moet ze ook actief en aantoonbaar moet informeren over:

• de opbouw van hun vakantierechten,

• de vervaltermijn, en

• de gevolgen van het niet tijdig opnemen.

Doe je dat niet, dan vervallen de dagen niet en moet je de medewerker later alsnog de kans geven om ze op te nemen – of zelfs uitbetalen bij uitdiensttreding. Lees daarover dit verhaal waarin de rechter de werkgever verplichtte om de vakantiedagen alsnog uit te betalen.

Praktijkvoorbeeld: onvoldoende herinnering kostte werkgever duizenden euro’s

Een medewerker die dertien jaar in dienst was, claimde bij vertrek meer dan 250 niet opgenomen vakantiedagen. De werkgever stelde dat deze waren vervallen. Toch moest het bedrijf van de rechter de dagen alsnog uitbetalen.

Waarom? Omdat de werkgever wel in een e-mail had laten weten dat de dagen niet mochten worden opgespaard, maar niet kon aantonen hoe vaak, wanneer en op welke manier hij de medewerker verder nog had geïnformeerd. Eén losse e-mail bleek onvoldoende bewijs van actieve voorlichting. De rechter oordeelde dat de werkgever niet aan zijn informatieplicht had voldaan en de werkgever moest de vakantiedagen alsnog uitbetalen.

Wat jij nu kunt doen

Wil je hierin aan je zorgplicht voldoen, neem dan onderstaande stappen:

1. Informeer tijdig
   Breng medewerkers jaarlijks schriftelijk op de hoogte van hun opgebouwde wettelijke vakantiedagen en de vervaldatum (bijvoorbeeld via de salarisstrook, intranet of e-mail).
2. Herinner actief
   Stuur een duidelijke herinnering in het voorjaar waarin je uitlegt dat de wettelijke dagen van 2025 op 1 juli 2026 vervallen. Vermeld expliciet wat het gevolg is als ze de dagen niet opnemen.
3. Stimuleer opname
   Bespreek de planning in team- of voortgangsgesprekken. Geef aan dat vakantie belangrijk is voor herstel en werkplezier.
4. Maak opname mogelijk
   Zorg dat de werkdruk of personeelsplanning geen belemmering vormt om daadwerkelijk vrij te nemen.

Vragen?

Neem contact op met BOVAG Ledenadvies via 030 – 65 95 300 of via ledenadvies@bovag.nl.