BOVAG en de Criminaliteitscommissie hebben vragen van leden gekregen over wat er precies mag rondom track & trace in huurauto’s. Moet u bijvoorbeeld de huurder vooraf inlichten over dat u een track & trace-systeem in het voertuig gebruikt? Mag u huurders aanspreken op signalen? En wat moet u hierover melden in uw privacy statement? De juristen van BOVAG geven antwoord op zes veelgestelde vragen.
Ben ik als verhuurder verplicht de huurder erop te wijzen dat er track & trace in de huurauto zit?
Ja, als verhuurder moet u de huurder erop wijzen dat er een track & trace-systeem in de auto zit, wat dit systeem exact aan persoonsgegevens bijhoudt en voor welke doeleinden u dit bijhoudt. Ook moet u de huurder informeren over hoe lang u deze gegevens bewaart en wat de rechten van de huurder hierbij zijn. Dit alles legt u vast in een privacy statement (onderaan deze pagina kunt u een standaard-document downloaden) dat u duidelijk vindbaar en gemakkelijk leesbaar op uw website plaatst. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vindt het niet altijd voldoende dat u verwijst naar het privacy statement op uw website. Op het moment dat de huurder zijn persoonsgegevens geeft aan de balie of via een online formulier, dan stelt de AP dat u de huurder moet inlichten over wat u met zijn of haar persoonsgegevens doet. Dat doet u door het privacy statement op het huurcontract te vermelden. Wanneer de huurder het huurcontract via de website invult, kunt u naar het online privacy statement verwijzen.
Mag ik huurders aanspreken op signaleringen vanuit track & trace, zoals bij extreem hard rijden of preventief bij overschrijding van de onderhoudsinterval?
Bij elke verwerking moet u een gerechtvaardigd belang hebben en moet u afwegen of het niet ook op een andere, minder ingrijpende manier kan. Het belang van criminaliteitspreventie ligt het meest voor de hand en is vaak goed verdedigbaar. Het belang van het monitoren van iemands rijgedrag en het tegengaan van overmatige slijtage is al lastiger verdedigbaar en dan lijkt track & trace een wat ‘te zwaar’ systeem hiervoor. Als u dit wilt doen, informeer de huurder hier dan vooraf over via het privacy statement. Bij een papieren huurcontract moet dit statement op het huurcontract staan. Bij een online afgesloten huurcontract kunt u naar de online versie verwijzen.
Mag ik gegevens uit track & trace delen met derden, zoals politie, verzekeraar of expertisebureau?
Dit mag maar alleen als het noodzakelijk en proportioneel is gelet op het doel ervan. In het geval van criminaliteit kan dit verdedigbaar zijn, maar niet bij het verzamelen van statistieken over rijgedrag door een onderzoeksbureau. Als u gegevens uit track & trace wilt kunnen delen met derden, dan moet u dit ook in uw privacy statement opnemen. Bij een papieren huurcontract moet dit statement op het contract staan. Bij een online afgesloten huurcontract, kunt u naar de online versie verwijzen. Twijfelt u of u gegevens in een bepaalde situatie mag delen? Dan kunt u contact opnemen met
BOVAG Ledenadvies.
Mag ik een huurder inzicht geven in track & trace?
De huurder heeft het recht om de verwerking van zijn eigen persoonsgegevens op te vragen, en dus kan de huurder eisen de track & trace-gegevens in te zien.
Moeten de data op een bepaalde wijze zijn beveiligd?
Ja, de gegevens moeten goed beveiligd zijn. De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft daar open normen voor. Daarover leest u meer op de
website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mag ik een auto op afstand uitschakelen?
Dat is een verregaande maatregel, zeker omdat u als verhuurder in de kern het doel heeft om de huurder juist het genot van de huurauto te verschaffen. Uitschakelen van de auto raakt dat recht in de kern. Dit is alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mogelijk, waarbij de huurder vooraf is gewaarschuwd. Ook dit is iets wat u in het privacy statement opneemt. Bij een papieren huurcontract zet u het privacy statement op het contract. Bij een online afgesloten huurcontract, kunt u naar de online versie verwijzen.
Tip: gebruik het standaard privacy statement van BOVAG, waarop u kunt aangeven hoe u met persoonsgegevens en onder meer track & trace omgaat in uw verhuur- of deelautobedrijf.