Overstappen op een ander softwarepakket: hier moet u op letten

Laatste update 23 maart 2020 Leestijd: 3 min

Wisselt u van softwarepakket, bijvoorbeeld van boekhoudprogramma of kassasysteem? Daar komt een hoop bij kijken. U wilt natuurlijk geen verkoopgegevens of facturen kwijtraken gedurende het overstappen en binnen uw bedrijf moet het werk gewoon door kunnen gaan. Deze 4 aandachtspunten helpen bij een soepele overstap.

1. Controleer uw huidige contract

De eerste stap is om vooraf goed te inventariseren welke gegevens u heeft en welke u mee wilt nemen naar het nieuwe pakket. Controleer ook bij uw leverancier welke afspraken zijn vastgelegd over het beëindigen van de overeenkomst en hoe lang u dan nog bij de ‘oude’ data kunt. Dit staat vaak al opgenomen in het contract of in de algemene voorwaarden. Soms is het mogelijk na een overstap nog langer toegang tot die gegevens te houden. Dat kan bijvoorbeeld door tijdelijk een basislicentie of bewaarlicentie af te nemen. De leverancier kan daar extra kosten voor vragen. Dit is dan ook vaak vermeld in het contract.

2. Maak afspraken met uw huidige leverancier

Maak afspraken met uw leverancier over hoe lang u de gegevens nog nodig heeft en voor welke kosten. Informeer ook in welk format u uw gegevens ontvangt (voor het exporteren naar het nieuwe systeem) of hoe u tijdelijk toegang blijft houden tot de oude omgeving.

3. Kies zorgvuldig een ander pakket, houd de wettelijke bewaartermijn in de gaten

Kies een softwarepakket dat bij voorkeur zoveel mogelijk gegevens vanuit uw oude pakket kan exporteren naar het nieuwe systeem. Zo verliest u zo min mogelijk (kostbare) data. En hoeft u ook niet terug te grijpen naar het oude systeem, om gegevens in op te zoeken. U bent wettelijk verplicht om bijvoorbeeld uw administratie zeven jaar te bewaren. Houd er ook rekening mee dat u bij de overstap naar een ander softwarepakket hieraan kunt voldoen.

4. Richt het nieuwe systeem in, samen met de nieuwe leverancier

Bespreek met de nieuwe leverancier welke gegevens overgezet moeten worden, en hoe deze gegevens gemigreerd gaan worden en welke hulp daarbij geboden wordt vanuit de leverancier. Maak voordat u definitief overgaat eerst een proef-export om te controleren hoe makkelijk het is om gegevens te importeren in de nieuwe software. En of alles dan naar behoren werkt en beschikbaar is. Probeer vervolgens in één keer over te stappen. Zo voorkomt u gegevensverlies en dan is het ook niet nodig om tijdelijk gegevens in zowel het oude als nieuwe systeem bij te houden.

Vragen?

Heeft u vragen of wilt u iemand van BOVAG Ledenadvies laten meekijken naar een huidig of nieuw contract? Neem dan contact op via ledenadvies@bovag.nl of (030) 659 53 00.

Deze artikelen zijn ook interessant

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Meer informatie is beschikbaar in onze Privacy- en cookieverklaring