BOVAG en UnameIT hebben samen een standaard verwerkersovereenkomst gemaakt, waarin de belangen van het autobedrijf en van de IT-leverancier goed in evenwicht zijn. In de overeenkomst zijn de door de AVG verplichte onderwerpen geregeld. Gebruikers van de softwarepakketten LEF en SAM van UnameIT, de Nederlandse automotive CRM marktleider, krijgen deze overeenkomst een dezer dagen per mail toegestuurd.
In de CRM software van autobedrijven zitten en komen veel persoonsgegevens terecht. Voor de verwerking van persoonsgegevens kan een verwerkersovereenkomst verplicht zijn. Om aan deze verplichting te voldoen, hebben leverancier UnameIT en BOVAG een evenwichtige verwerkersovereenkomst opgesteld. Deze overeenkomst is specifiek bedoeld voor gebruikers van de softwarepakketten LEF en SAM, waar zo’n 1.100 autobedrijven gebruik van maken.
Aansprakelijkheid evenwichtiger geregeld
Frank van der Giessen, jurist bij BOVAG, was betrokken bij de totstandkoming van de overeenkomst. “Het is in het belang van onze leden dat er een goede overeenkomst ligt. In praktijk zul je nu vaak zien gebeuren dat er klakkeloos eenzijdige overeenkomsten worden voorgelegd waarin bijvoorbeeld de afspraken over aansprakelijkheid niet goed zijn overwogen. En wat wordt voorgesteld, is dan vaak of volledig in het voordeel van de verwerkingsverantwoordelijke, of volledig in het voordeel van de verwerker geschreven. Voor de andere partij is het dan niet evenwichtig en moeilijk te accepteren. Dit hebben we in deze verwerkersovereenkomst voorkomen.”
Arnoud de Jong, eindverantwoordelijke GDPR binnen UnameIT: “Wij zijn bijtijds begonnen om voorbereidingen te treffen voor de AVG. Zo hebben we onze interne processen en onze CRM-software aangepast en privacy-proof gemaakt, met als doel onze klanten niet op te zadelen met onnodige administratieve rompslomp. Toen BOVAG ons benaderde om gezamenlijk een evenwichtige verwerkersovereenkomst te maken, die ook een basis kan zijn voor andere verwerkers van het autobedrijf, hebben wij hier geen moment over getwijfeld. Wij zien de noodzaak van het maken van goede afspraken, waarin de belangen van alle partijen evenwicht zijn afgedekt. De gesprekken met BOVAG waren goed en constructief en het eindresultaat is een evenwichtige standaard verwerkersovereenkomst die er zijn mag.”
Wederzijdse controle
Het resultaat is een standaard verwerkersovereenkomst waarin bijvoorbeeld de wederzijdse controle op de verwerking en beveiliging van de gegevens in de CRM-software door beide partijen, én de daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid, uitvoerig en evenwichtig is geregeld. Volgens Van der Giessen is door deze samenwerking ook voorkomen dat de verwerkersovereenkomst ‘overruled’ zou worden door de standaard voorwaarden van Nederland ICT. “De voorwaarden van de branchevereniging van ICT-bedrijven zijn geschreven in het belang van ICT-bedrijven, terwijl de verwerkersovereenkomst van BOVAG en UnameIT is geschreven met het oog op de belangen van beide partijen. De afspraken in de verwerkersovereenkomst prevaleren nu en voor het overige blijven de Nederland ICT voorwaarden van toepassing.”
UnameIT zal de verwerkersovereenkomst binnenkort aan zijn klanten sturen. Leden die er vragen over hebben voordat ze hem tekenen, kunnen uiteraard contact opnemen met BOVAG Ledenadvies.”