Het onderwerp komt regelmatig in de media voorbij. De regels blijken bij zowel consumenten als bedrijven onduidelijk. En door deze berichtgeving zijn consumenten terughoudend om hun ID-bewijzen af te geven. BOVAG zet de regels nog eens op een rij.
Er worden tussen BOVAG-bedrijven en consumenten dikwijls overeenkomsten gesloten. Meestal is het voldoende om het identiteitsbewijs te bekijken en vast te stellen dat het geldig en echt is, maar in de praktijk wordt er soms een kopie of een scan van gemaakt. Dit mag echter niet.
Kopie of scan maken is verboden
De stelregel is dat het kopiëren of scannen van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs wettelijk niet is toegestaan. Het controleren van een ID mag wel. U mag de klant dus wel vragen om het ID-bewijs in te zien. U kunt vervolgens bijvoorbeeld checken of het ID-bewijs geldig is (via diverse betaalde systemen), of de klant oud genoeg is en of de klant beschikt over het juiste rijbewijs.
Uitzondering voor ELENA-gebruikers
De Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College Bescherming Persoonsgegevens) heeft een uitzondering gemaakt voor enkele branches waaronder BOVAG-verhuurbedrijven, omdat zij werken met ELENA. Om diefstal en verduistering te bestrijden, mogen die bedrijven een kopie maken van een identiteitsdocument van hun klant. Daarbij gelden onderstaande voorwaarden:
Voordat u besluit om een kopie van een identiteitsbewijs te maken, ga dan eerst na of dit wel echt nodig is. Kopieën mogen daarnaast niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor het doen van aangifte bij vermoedelijke verduistering of diefstal. Zodra de huurder het voertuig veilig heeft geretourneerd, moeten de kopieën teruggegeven of vernietigd worden.
Identiteitsbewijzen bevatten twee soorten persoonsgegevens:
- Gewone persoonsgegevens: naam, adres en woonplaats.
- Bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld de pasfoto en het burgerservicenummer. Dit zijn gegevens die iets kunnen zeggen over iemands ras, geloof of gezondheid.
Het is in principe verboden om deze bijzondere persoonsgegevens vast te leggen (lees: bewaren, vastleggen, etc.). Wanneer er een kopie wordt gemaakt, moeten pasfoto en het burgerservicenummer daarom zijn afgeschermd. Tenzij de klant uitdrukkelijke toestemming geeft voor het maken van een kopie inclusief pasfoto en burgerservicenummer. Tip: laat de klant ervoor tekenen dat hij toestemming geeft. U dient de klant vooraf erop te wijzen dat hij het burgerservicenummer en/of de pasfoto zelf af mag schermen.
Persoonsgegevens medewerkers
U mag wel een kopie maken van het ID-bewijs van uw medewerker voor het personeelsarchief.