Hoe doet u cliëntonderzoek bij de Wwft?

Is de Wwft op u van toepassing? Dan moet u cliëntenonderzoek op uw klant uitvoeren. U mag namelijk geen diensten verlenen aan klanten voordat dit onderzoek is afgerond. Volgens de wet moet u uw klant namelijk goed kennen en onderzoek moet doen naar de risico’s die mogelijk aan deze klant zijn verbonden. Op deze pagina leest u stapsgewijs hoe u cliëntonderzoek doet bij de Wwft.

Het standaard cliëntenonderzoek

Het standaard cliëntenonderzoek moet u in staat stellen om:
A. De cliënt te identificeren en zijn of haar identiteit te verifiëren
B. De uiteindelijke belanghebbende te identificeren en zijn of haar identiteit te verifiëren
C. Redelijke maatregelen te nemen om vast te stellen of uw klant voor zichzelf optreedt, of voor iemand anders
D. Vast te stellen of de natuurlijke persoon die de cliënt vertegenwoordigt daartoe bevoegd is en deze persoon te identificeren en zijn of haar identiteit te verifiëren
E. Het doel en beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen. Hieronder vindt u per stap een toelichting van ieder onderdeel en hoe u hier invulling aan kunt geven. Dit overzicht geeft ondersteuning bij het uitvoeren van cliëntenonderzoek, maar u kunt hier geen rechten ontlenen.

A. Identificatie en verificatie van de cliënt

U moet de identiteit van uw klant vaststellen en verifiëren.

Bij identificatie verstrekt de klant gegevens over zijn of haar identiteit
Bij verificatie moet u vaststellen dat deze gegevens overeenkomen met de daadwerkelijke identiteit van de klant.

De manier waarop u de identificatie en verificatie uitvoert én de documenten die u daarvoor gebruikt moet u vastleggen in het klantdossier. Hierbij moet u in ieder geval de volgende gegevens vastleggen:

Bij natuurlijke personen

Achternaam
Voornamen
Geboortedatum
Adres en woonplaats
Aard (document type), (document) nummer, datum van uitgifte en plaats van uitgifte (land en stad/gemeente) van het document waarmee de identiteit is geverifieerd.

Bij rechtspersonen

De rechtsvorm
De statutaire en handelsnamen
Het adres en vestigingsplaats
KvK-nummer
De wijze waarop de identiteit is geverifieerd
Van degenen die voor de rechtspersoon richting u optreden: de achternaam, de voornamen en de geboortedatum.

Verificatie van de klant
U moet de identiteit verifiëren met:

Voor natuurlijke personen: een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs
Voor rechtspersonen: een uittreksel uit het handelsregister of een akte of verklaring van een notaris gevestigd binnen de EU, zoals een akte van oprichting.

Controleer de documenten en andere bronnen op echtheid. Hou daarbij rekening met het risico op vervalsingen en pogingen tot misleiding.

Identificatie op afstand
Steeds vaker vindt verkoop plaats via internet, waarbij u de verificatie niet in persoon kunt uitvoeren. U kunt dan niet vaststellen of de voorgestelde identiteit overeenkomt met de daadwerkelijke identiteit. De klant kan daarmee anoniem blijven. Dit risico moet u compenseren door aanvullende maatregelen te nemen, zoals:

Verificatie van identiteit aan de hand van aanvullende documenten, zoals:
- Een notariële akte
- Een kopie van een recent rekeningafschrift (van de natuurlijke persoon)
Een eerste (1 cent) betaling door de klant vanaf een rekening bij een in de EU gevestigde bank
Het uitlezen van de chip op het identiteitsdocument via software
Het gebruik van een eID middel (DigiD of eHerkenning).

B. Het identificeren van de uiteindelijk belanghebbende (UBO)

Handelt u met zakelijke klanten? Dan moet u de uiteindelijk belanghebbenden (UBO) identificeren. Om te bepalen wie als UBO van een organisatie kwalificeert, zijn twee criteria van belang:

Het houden van het uiteindelijke eigendom of
Het hebben van de uiteindelijke zeggenschap in een vennootschap of andere juridische entiteit. Dat kan via het houden van aandelen, stemrechten, eigendomsbelang of andere middelen. Om te bepalen wie de UBO’s zijn, moet u maatregelen nemen om inzicht te krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van uw klant.

Wie moeten worden aangemerkt als UBO?
Als UBO’s moeten worden aangemerkt:

Personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen of het eigendomsbelang houden
Personen die direct of indirect meer dan 25% van de stemrechten houden
Personen die via andere middelen, feitelijke zeggenschap genaamd, eigenaarschap en/of controle over de organisatie hebben.

Kunt u geen UBO’s aanmerken? Dan kwalificeert u het hoger leidinggevend personeel van uw klant als pseudo-UBO. Dat is altijd het gehele statutair bestuur van de vennootschap. In geval van een personenvennootschap zijn het alle vennoten. Dit aanwijzen van het hoger leidinggevend personeel is een uiterste terugvaloptie. Dit mag u alleen doen nadat u alle mogelijke middelen hebt ingezet om de UBO te achterhalen.

Terugmeldplicht bij verschil
Wanneer u een zakelijke relatie aangaat, dan moet u ook vaststellen of de UBO van uw klant is opgenomen in het UBO-register van de KvK. U neemt een bewijs van inschrijving in het UBO-register op in het klantdossier. Dit is een aanvulling op uw eigen verplichting om de UBO’s te identificeren en hun identiteit te verifiëren. Constateert u een verschil tussen het UBO-register en de UBO-gegevens op basis van uw eigen onderzoek? Dan bent u verplicht dit te melden bij de KvK via hun website. Dit wordt de terugmeldplicht genoemd.

Meer dan het handelsregister
Wanneer u de UBO identificeert, dan is het niet voldoende om hiervoor alleen de informatie in het handelsregister te raadplegen. U heeft de verplichting om meer informatie te verzamelen. Mogelijkheden zijn:

U vraagt uw cliënt naar de UBO(‘s) met bijvoorbeeld een standaard UBO-formulier
U informeert bij een vennootschap naar het aandeelhoudersregister
U vraagt de onderneming naar een recent organogram met de aandelenstructuur van de onderneming, voorzien van een handtekening
U bekijkt de website van de onderneming of gebruikt een zoekmachine op internet.

Wat moet u vastleggen van de UBO?
Van de UBO(‘s) moet u het volgende vastleggen:

De identiteit, waaronder ten minste de achternaam en voornamen van de persoon
De gegevens en documenten die zijn vergaard op basis van de redelijke maatregelen die zijn genomen om de identiteit van de persoon vast te stellen

Kwalificeert u het hoger leidinggevend personeel als UBO? Dan moet u de genomen maatregelen vastleggen wat u heeft gedaan om vast te stellen wie de UBO(‘s) is/zijn is en welke moeilijkheden u heeft ondervonden hierbij.

Kunt u de identiteit van (alle) UBO(‘s) niet vaststellen? En kan er ook geen ‘pseudo-UBO’ worden aangewezen, bijvoorbeeld omdat er verdenkingen zijn? Dan mag u geen zakelijke relatie aangaan met de cliënt en/of mag zij de gevraagde transactie niet uitvoeren.

C. Vaststellen of uw klant namens zichzelf of namens iemand anders optreedt

Uw klant is de natuurlijke persoon, rechtspersoon of vennootschap met wie u een zakelijke relatie aangaat - of die een transactie laat uitvoeren. Soms is het onduidelijk wie u precies moet aanmerken als uw klant. Bijvoorbeeld als uw klant van iemand opdracht heeft gekregen om een transactie of koop uit te voeren. Degene met wie u de transactie afhandelt, is dan mogelijk niet degene voor wie de koop daadwerkelijk wordt uitgevoerd. De feiten en omstandigheden van het concrete geval zijn dan van belang.

Als het duidelijk is dat een klant voor een andere (rechts)persoon handelt, dan moet u deze ook aanmerken als klant. De verplichtingen uit de Wwft voor het cliëntenonderzoek gelden dan ook voor deze partij. U stelt dan ook de vertegenwoordigingsbevoegdheid vast.

Is het niet direct duidelijk dat een klant voor een andere (rechts)persoon handelt? Dan moet u maatregelen nemen om vast te stellen of iemand namens zichzelf handelt of namens iemand anders. U kunt bijvoorbeeld indicatoren opstellen en daarbij denken aan:

De persoon weet niet waar de koop voor bedoeld is
De persoon kan niet aangeven waar het geld vandaan komt
Het voertuig moet te naam gesteld worden op een andere naam dan degene die de transactie uitvoert of
Het verhaal van de koper is inconsistent of onduidelijk.

Vermoedt u dat uw klant een stroman is? Dan is dit vanzelfsprekend een verhoogd of onacceptabel risico. U moet dan altijd verscherpt onderzoek uitvoeren.

Voorbeeld stroman
Een koper wil bij u een auto van €12.995 afrekenen in contanten. Als u vraagt wat hij met de auto gaat doen geeft hij aan dat het voor eigen gebruik is, terwijl u eerder begreep dat de auto gekocht werd voor export. Als u doorvraagt, dan kan de koper geen duidelijk antwoord geven en is druk met zijn telefoon in de weer. U heeft een indicator dat de klant niet optreedt namens zichzelf en moet aanvullend onderzoek uitvoeren. Mogelijk mag de auto nu volgens de wet niet verkopen.

In twijfelgevallen is het aan te raden om bij zowel de opdrachtgever als degene met wie u de transactie afhandelt een cliëntenonderzoek uit te voeren.

D. De vertegenwoordigingsbevoegdheid, identificatie en verificatie van de vertegenwoordiger

E. Vaststellen van het doel en beoogde aard van de zakelijke relatie

Het verscherpt cliëntenonderzoek

Wanneer moet u verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren?

1. De zakelijke relatie of transactie naar haar aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich meebrengt.
Voordat u een zakelijke relatie aangaat of een transactie verricht, moet u vaststellen of zich een hoger risico voordoet. Dit vaststellen doet u op basis van een risicobeoordeling, waarbij u rekening houdt met factoren die dit risico kunnen verhogen. Hieronder vindt u een overzicht met voorbeelden van factoren die een verscherpt cliëntenonderzoek rechtvaardigen. Leg de drempel hiervoor niet te hoog.

De Financial Action Task Force houdt lijsten bij van landen die aan de geografisch gebonden risico’s voldoen.
De Belastingdienst heeft voor de beoordeling van risico’s voor autohandelaren een behulpzame risicomatrix samengesteld.

2. Uw klant is gevestigd in een land dat door de Europese Commissie is aangewezen als land met verhoogd risico op witwassen en terrorismefinancieringDe Europese Commissie wijst landen aan die strategische tekortkomingen vertonen in hun nationale aanpak tegen witwassen en terrorismefinanciering. De aangewezen landen vindt u op deze lijst. Als uw klant, diens wettelijk vertegenwoordiger of UBO in één van deze landen woont of is gevestigd, dan moet u verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren.

3. Uw klant, of de UBO van uw klant, is een politiek prominent persoon (PEP)Een PEP (politically-exposed person) is een persoon die een ‘prominente publieke functie’ bekleedt - of in de afgelopen twaalf maanden heeft bekleed. U moet altijd controleren of uw klant of de UBO van uw klant een PEP is. Dat geldt overigens ook voor directe familieleden en naaste geassocieerden van een PEP. Voor deze controle heeft de Belastingdienst een lijst gepubliceerd.

Aanvullende maatregelen bij het verscherpt cliëntenonderzoek
Bij het uitvoeren van het verscherpt cliëntenonderzoek moet u tenminste de onderstaande stappen doorlopen:
A. Verzamelen van aanvullende informatie over cliënten en uiteindelijk belanghebbenden.

Verifiëren van de identiteit van de UBO: U moet altijd de identiteit van de UBO verifiëren als onderdeel van het verscherpt cliëntenonderzoek. Dit verifiëren werkt hetzelfde als het verifiëren van de identiteit van elk ander natuurlijk persoon.
Zoeken naar ongunstige berichtgeving in de media: In een zoektocht in openbare bronnen onderzoekt u of uw klant en daaraan gelieerde partijen betrokken zijn of te linken zijn aan criminele activiteiten zoals witwassen, financiering van terrorisme, corruptie, etc.

Afhankelijk van het risico dat uw klant met zich meebrengt kunt u aanvullende informatie opvragen over de zakelijke activiteiten van uw klant. Bijvoorbeeld wanneer klantgebonden risicofactoren aanleiding bieden, zoals een klant waarbij u twijfelt over of zijn zakelijke activiteiten wel legitiem zijn of een economisch doel dienen.

B. Verzamelen van aanvullende informatie over het doel en aard van de relatie en de achtergrond en beweegredenen voor de transactie.
U stelt aanvullende vragen aan uw klant over de (voorgenomen) transactie of koop. Het antwoord vergelijkt u met wat u al van de klant weet. U bepaalt of de situatie verklaarbaar is. Kijk hierbij naar: de leeftijd van de klant, de zakelijke activiteiten en het beroep, de structuur van de organisatie en hetgeen wat u in de media over de klant heeft gevonden. Deze factoren moeten met elkaar stroken en een logisch geheel vormen. Is het geheel niet logisch en plausibel? Dan moet u de relatie of transactie een hoger of een onacceptabel risico toekennen.

C. Onderzoek naar de bron van middelen die bij de relatie of transactie gebruikt worden en de herkomst van het vermogen van de UBO.
Het onderzoek naar de bron van middelen en de herkomst van het vermogen moet uitwijzen of het bestedingspatroon van de cliënt of UBO overeenkomt met zijn of haar legale bron van financiële middelen. Wanneer geld afkomstig is van een gereguleerde instelling zoals een bank, dan betekent dit niet automatisch dat u geen zelfstandig onderzoek hoeft uit te voeren.

U vraagt een verklaring op van de cliënt of PEP over de bron van de middelen/vermogen. Deze verifieert u door onafhankelijke en betrouwbare bronnen te raadplegen. Afhankelijk van het risico in concrete gevallen kunnen dit in eerste instantie openbare bronnen zijn. Kunt u met openbare bronnen niet of onvoldoende verificatie doen? Dan kunt u documenten opvragen. De maatregelen en de bronnen die u raadpleegt moet u afstemmen op de risico’s in een concreet geval.

Voorbeeld
Kopen de ouders van een Kamerlid een klein tweedehands autootje? Dan zal er een kleiner risico zijn dan in de situatie dat de dochter van een staatshoofd van een land met een verhoogd risico op corruptie een dure splinternieuwe sportwagen koopt met geld afkomstig uit dat risicoland.

Hieronder vindt u voorbeelden van mogelijke verklaringen die de klant kan aandragen en betrouwbare bronnen die deze verklaring kunnen verifiëren.

Geld uit salaris	Document waarop salaris, naam en adres werkgever en functie staan (loonstrook, brief van werkgever) of een belastingaangifte.
Verkoop van investeringen	Document waarop transactie staat (verklaring van beleggingsaanbieder of bankafschrift met overboeking hiervan).
Verkoop van eigendom	Verkoopcontract of ondertekende brief van bijvoorbeeld makelaar, notaris of advocaat.
Schenking	Document laat zien wie bedrag heeft geschonken, (overeenkomst of brief). De identiteit van de schenker en diens bron van middelen wordt geverifieerd.
Erfenis	Document naam overledene, relatie met klant en ontvangen bedrag (ondertekende brief van notaris).

Een optie is om uw klant een standaard formulier in te laten vullen. Daarmee verklaart hij waar het geld vandaan komt. Zo’n formulier is een hulpmiddel, soms is het nodig om aanvullende vragen te stellen.

Op grond van de Wwft is de klant niet verplicht om u deze informatie te verstrekken. De toezichthouder beschouwt het ongebruikelijk als een klant weigert om specifieke informatie te verstrekken over zijn vermogen of de herkomst daarvan. Dan kunt ook voor kiezen om de relatie niet aan te gaan.

De toezichthouder begrijpt dat mobiliteitsaanbieders niet altijd de middelen hebben om verstrekte informatie te verifiëren. Als u de verstrekte informatie niet goed kunt verifiëren, dan maakt u een risicoafweging en meldt de transactie bij de FIU. Desnoods sluit u de cliënt uit van dienstverlening. Wanneer u besluit om geen melding te doen, leg dan vast waarom u ervoor gekozen hebt om dit niet te doen.

D. Goedkeuring van het hoger leidinggevend personeel voor het uitvoeren van de transactie of het aangaan van de relatie.
Zijn er risicofactoren die een verscherpt cliëntenonderzoek vereisen? Dan moet u het aangaan van de zakelijke relatie of het uitvoeren van de transactie altijd laten goedkeuren door het hoger leidinggevend personeel, ofwel het senior management van uw bedrijf. Dit zijn de dagelijks beleidsbepalers en de leidinggevenden direct onder het niveau van de dagelijkse beleidsbepalers vallen. Zij kunnen beslissingen nemen over de blootstelling van uw bedrijf aan bepaalde risico’s, waaronder de risico’s op witwassen en het financieren van terrorisme. De goedkeuring moet worden vastgelegd in het klantdossier.

Vragen?
Heeft u vragen over de Wwft? Neem dan contact op met BOVAG Ledenadvies via 030 – 65 95 300 of ledenadvies@bovag.nl.

Terug naar overzicht

Mijn Tools

Mijn profiel

Wwft

Hoe doet u cliëntonderzoek bij de Wwft?