HP autoservice bereidt zich voor op de privacywet.
Terug

“AVG kost meer tijd dan gedacht”

Wet- en regelgeving Interview
Leestijd: 6 min

Het is zover: de nieuwe privacywet is van kracht voor alle ondernemers in Nederland. Arieke Peters van HP Autoservice is druk bezig het bedrijf gereed te maken en gebruikt daarbij de BOVAG Privacytool. Hoe gaat dat tot nu toe? En waar loopt zij tegenaan?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort AVG, is op 25 mei ingegaan. Kort samengevat schrijft deze wet voor dat ondernemers persoonsgegevens, bijvoorbeeld van klanten en medewerkers, goed moeten beschermen. Er moet bijvoorbeeld beschreven worden hoe je gegevens registreert, beveiligt, onderhoudt en verwijdert. De voorbereidingen op deze wet doe je niet even tussendoor. Dat onderschrijft ook Arieke Peters van HP Autoservice. Samen met haar man Hugo leidt ze dit onafhankelijke autobedrijf in Utrecht, waar naast hen drie monteurs en een receptionist werken. Begin dit jaar las Peters over de privacytool van BOVAG, die ondernemers in zestien stappen klaarmaakt voor de nieuwe wet. “Het zag eruit alsof het wel wat tijd ging kosten, dus ik heb een kruis in mijn agenda gezet en ben me erin gaan verdiepen. Ik dacht in eerste instantie dat ik in een ochtend de tool wel kon doorlopen, maar het bleek meer werk dan verwacht.”

Oplossingen bedenken

Een fikse klus dus, hoe pak je zoiets aan? Arieke Peters vertelt dat ze de privacytool heeft doorlopen en in één keer een actielijst heeft gemaakt. Met een gedeelte over personeelszaken, over ICT, enzovoorts. “Ik kon vervolgens niet alle punten zelf uitvoeren. Onze zoon heeft bijvoorbeeld  geholpen met het technische stuk.” Dit vond Arieke het lastigste gedeelte van de AVG, omdat je voor veel zaken een oplossing moet bedenken. Ze hebben bij HP Autoservice aanpassingen gedaan om de ICT-beveiliging nog verder aan te scherpen, bijvoorbeeld door medewerkers een eigen digitale werkomgeving te bieden. En een eigen schijf waar ze hun documenten kunnen opslaan, waar informatie is afgeschermd voor andere collega’s. Medewerkers hebben nu eigen wachtwoorden in plaats van gedeelde accounts. Een ander voorbeeld is dat beeldschermen automatisch vergrendelen als je de computer even niet gebruikt. Naar hun garagesoftwaresysteem hadden ze verder weinig omkijken, dat is AVG-proof. Daarin kunnen ze bijvoorbeeld precies aangeven wat de klant wil dat er met zijn gegevens gebeurt.

“Medewerkers hebben nu een eigen schijf, waar informatie is afgeschermd voor andere collega’s”
Arieke Peters | Adjunct-directeur bij HP autoservice

Privacy policy

De tool hielp volgens Arieke bij het doorlopen van de privacywet. “Wat ik heel fijn vond aan de BOVAG-tool is dat er een uitleg in zowel film als tekst is, met voorbeelden. Je wordt stap voor stap door de wetgeving geleid. Je hoeft niet alle velden gelijk definitief in te vullen en kunt informatie later nog wijzigen of aanvullen. De tool hielp ook echt om een actielijst samen te stellen. Er zitten bovendien verschillende voorbeelddocumenten in.” Een van de voorbeelddocumenten is de verwerkersovereenkomst die je afsluit met leveranciers met wie je persoonsgegevens uitwisselt en de standaard privacy policy met uitleg over hoe je omgaat met persoonsgegevens. “Deze policy staat inmiddels voor iedereen zichtbaar op onze homepage, waar klanten ’m kunnen downloaden.”

Bekeuringen bewaren

Personeel instrueren is een belangrijk onderdeel van de voorbereidingen. “We hebben de video uit de tool met medewerkers gedeeld samen met een lijstje do’s en don’ts.” Het scheelt dat onze medewerkers al veel in de media hadden gehoord over de wetgeving. Ze snappen het belang ervan en dat het iets is wat moet.” HP Autoservice heeft alle medewerkers goed geïnformeerd. “Bij de receptionist ligt er bijvoorbeeld een lijstje op het bureau, dat werkt volgens Peters uiteindelijk het beste. Daar staat onder andere op hoe lang je een proefritformulier mag bewaren. “Vroeger wachtten we een tijdje tot er geen bekeuring was binnengekomen, nu hebben we veel duidelijkere termijnen van hoe lang je iets mag bewaren.”

header-image

Wennen

Van andere ondernemers hoort Arieke dat ze de voorbereidingen op de AVG voor zich uitschuiven, of dat ze hun advocaat erop hebben gezet. “Dat kan een oplossing zijn, maar dan weet je zelf nog niet precies wat het inhoudt. Bovendien is een advocaat ook een kostbare oplossing. Je moet ook zelf aan deze wet voldoen. En hoe kun je je personeel er straks aan houden? Mijn advies aan andere ondernemers is om je echt zelf erin te verdiepen. Dan weet je wat erin staat en of je alle onderdelen wel gehad hebt. Neem er echt de tijd ervoor. We zijn er zeker wel een werkweek mee bezig geweest.” Bij HP Autoservice is het einde van de voorbereidingen inmiddels in zicht. “We wachten bijvoorbeeld nog op een verwerkersovereenkomst van onze onderdelenleverancier en moeten nog de laatste zaken regelen, maar ik denk dat we nu al een heel eind zijn. Het moet nu nog een gewoonte gaan worden.”

Download handige voorbeelddocumenten

Bent u al helemaal voorbereid op de AVG? De BOVAG Privacytool loodst u in zestien stappen door de nieuwe wetgeving. In de tool staan diverse voorbeelddocumenten, zoals een ver- werkersovereenkomst of privacy policy, die u kunt aanpassen aan de hand van uw situatie. Leden kunnen gratis gebruikmaken van de privacytool. Vraag een inlogcode aan via mijn.bovag.nl/ privacy. Daar vindt u ook meer infor- matie en veelgestelde vragen rondom het onderwerp privacy.
Wij maken op deze website gebruik van cookies. Meer informatie is beschikbaar in onze Privacy- en cookieverklaring