Persoonsgegevens van personeel mag u niet onbeperkt bewaren. Hiervoor gelden de zogenaamde (wettelijke) bewaartermijnen. Binnenkort treedt de AVG in werking. Hoe zit het dan met het bewaren van gegevens van medewerkers? Veranderen de termijnen? Uitgangspunt is dat u de persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig.
In de AVG worden geen concrete bewaartermijnen genoemd. Het enige wat zowel in de huidige privacywetgeving als in de AVG is opgenomen is dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor u de gegevens heeft verzameld en waarvoor de gegevens worden verwerkt. De AVG verandert hier niets aan.
Wettelijke bewaartermijnen
In sommige wetten staat dat persoonsgegevens van werknemers verplicht bewaard moeten worden. Dat geldt bijvoorbeeld voor de belastingwet. Hierin staat dat u verplicht bent om een kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring van een medewerker tot vijf jaar na uitdiensttreding te bewaren. De loonadministratie moet u als iemand uit dienst gaat zelfs minimaal zeven jaar bewaren.
Niet-wettelijke bewaartermijnen
Er zijn ook gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, bijvoorbeeld gespreksverslagen en verzuimgegevens. In dat geval moet u zelf een afweging maken tot wanneer u een gerechtvaardigd doel heeft om de informatie te bewaren. Is er geen doel meer om de gegevens te bewaren, dan moet u de persoonsgegevens vernietigen. Voor de gegevens uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaartermijnen gelden, wordt als richtlijn een bewaartermijn van twee jaar aangehouden nadat de medewerker uit dienst is gegaan.
Eerste hulp bij de AVG
BOVAG biedt ondernemers hulp bij het voldoen aan de complexe wetgeving. Ook op het gebied van personeel. De
BOVAG Privacytool is speciaal ontwikkeld voor ondernemers in de mobiliteitsbranche. De tool helpt u in 16 stappen om uw bedrijf klaar te maken voor de AVG. Gebruik ervan is gratis voor BOVAG-leden.