03
Reiskosten- en thuiswerkvergoeding
Hebben medewerkers recht op een reiskostenvergoeding wanneer zij voor het werk moeten reizen of een thuiswerkvergoeding wanneer zij thuiswerken? De wet zegt hier niets over. Dit is dus afhankelijk van de gemaakte afspraken in de geldende cao, de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.
Reiskostenvergoeding
Reiskosten voor woon-werkverkeer kunt u belastingvrij vergoed tot maximaal € 0,23 per kilometer. Hierbij maakt het niet uit hoe de medewerker naar het werk komt. Geeft u een hogere reiskostenvergoeding dan € 0,23 per kilometer dan geldt het deel boven de € 0,23 per kilometer als loon en moet hierover loonheffing betaald worden. Als de medewerker met het openbaar vervoer naar het werk gaat dan mag u ook de werkelijk gemaakte kosten vergoeden.
U kunt ook een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toekennen per maand of per week. De medewerker moet dan wel minimaal 128 dagen naar een vaste werkplek reizen. Voor parttimers is dit naar rato van de omvang van het dienstverband.
Let op: als de medewerker langer dan zes aaneensluitende weken afwezig is dan moet u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding stopzetten. Als de medewerker weer terug is mag de betaling weer worden hervat vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin de medewerker hersteld is.
Cao MvT en cao Carrosseriebedrijf
Medewerkers die onder de cao voor het Motorvoertuigen- of Tweewielerbedrijf of de cao voor het Carrosseriebedrijf vallen hebben alleen recht op een vergoeding van zakelijke reiskosten wanneer de gemaakte kosten boven de kosten uitkomen die de medewerker normaalgesproken al maakt om op het werk te komen. Daarnaast is de vergoeding afhankelijk van de manier van reizen:
- gebruikt de medewerker het openbaar vervoer, dan moeten de werkelijk gemaakte kosten in de laagste klasse vergoed worden;
- maakt de medewerker gebruik van vervoer waarin de werkgever voorziet, dan hoeft er geen vergoeding gegeven te worden;
- en wanneer de medewerker een eigen vervoermiddel gebruikt in opdracht of met toestemming van de werkgever, dan moet hier een redelijke vergoeding tegenover staan.
Cao Tank en Was
Wanneer een medewerker met een eigen vervoermiddel of openbaar vervoer naar het werk reist, schrijft de cao voor tankstations en wasbedrijven voor dat u afspraken maakt over een redelijke vergoeding als tegemoetkoming in de reiskosten woon-werkverkeer. De wijze van vergoeding en de hoogte daarvan mag u in overleg bepalen en schrijft de cao niet voor.
Daarnaast moeten de zakelijke reiskosten vergoed worden die boven op de reiskosten voor woon-werkverkeer komen. De vergoeding is afhankelijk van de manier van reizen:
- gebruikt de medewerker het openbaar vervoer, dan moeten de werkelijk gemaakte kosten in de laagste klasse vergoed worden;
- maakt de medewerker gebruik van vervoer waarin de werkgever voorziet, dan hoeft er geen vergoeding gegeven te worden;
- en wanneer de medewerker een eigen vervoermiddel gebruikt in opdracht of met toestemming van werkgever, dan moet hier een redelijke vergoeding tegenover staan.
Thuiswerkvergoeding
Vanaf 1 januari 2023 is er een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van kosten voor thuiswerken van maximaal € 2,35 per thuiswerkdag. Over deze thuiswerkvergoeding hoeft geen loonheffing betaald te worden.
Combinatie vaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding
Werken medewerkers deels thuis en deels op kantoor, dan kunt u de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer combineren met de thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag. Het is hierbij niet toegestaan om voor een werkdag zowel de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te betalen als ook de onbelaste thuiswerkvergoeding. Hier moet een keuze in gemaakt worden.
U kunt ook vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de medewerker thuiswerkt. In dat geval kunt u een vaste vergoeding toekennen zodat u dit niet per werkdag bij hoeft te houden. Wanneer een medewerker incidenteel toch op kantoor werkt op een thuiswerkdag, of andersom, hoeft de vaste vergoeding niet aangepast te worden. Is het meer structureel? Dan moet u de vaste vergoeding wel aanpassen aan de nieuwe situatie.