De auto krijgt een vakantiecheck voordat hij wordt afgeladen met koffers en reistassen. Is uw bedrijf net zo goed voorbereid als u vertrekt? Loop de speciale checklist door zodat u straks van een zorgeloze vakantie kunt genieten.
1 Afbouwen
Om zonder al te veel zorgen op vakantie te kunnen gaan, is het belangrijk om werkzaamheden in de periode voor de vakantie af te bouwen. Start geen nieuwe dingen meer op, zorg voor een vakantierooster en voor vervanging van uzelf en van de andere medewerkers die vrij zijn. Regel dat eventueel met uitzendkrachten.
2 Belangrijke zaken overdragen
Wie is er in charge als u weg bent? Breng de juiste personen op de hoogte van uw afwezigheid en draag zaken over die die kunnen niet wachten. Bepaal wie de sleutels beheert, wie bevoegd is om te tekenen, vertel waar de codes van alarmsystemen te vinden zijn en wachtwoorden van andere systemen. Wie wordt er gebeld als het alarm gaat en u staat op een top in de Zwitserse Alpen? Breng ook klanten op de hoogte dat u afwezig bent, bijvoorbeeld door een e-mail of bericht op de website.
3 Bereikbaarheid bij spoedgevallen regelen
Zorg dat de mensen in het bedrijf weten waar, wanneer, hoe en waarvoor u bereikbaar bent in spoedgevallen. Bespreek ook welke gevallen spoedgevallen zijn. Wat voor de één een noodsituatie is, is dat voor de ander misschien niet. Vertel er ook bij hoe u bereikbaar bent: telefonisch, via e-mail of WhatsApp? Mocht u helemaal niet bereikbaar (willen) zijn, vertel de relevante mensen dan goed over wie er in geval van nood de honneurs waarneemt.
4 Wisselen van leaseauto’s regelen
Zijn er medewerkers die tijdens de vakantie willen ruilen van auto van de zaak, omdat de één een kleine auto heeft en de ander een grotere die wél de caravan naar Zuid-Frankrijk kan rijden? Dat kan natuurlijk. Er zijn wel zaken waar u rekening mee moet houden in verband met de bijtelling. Check het BOVAG Ledenportaal voor meer informatie en zoek op 'bijtelling vakantie'.
5 Financiële zaken plannen
Plan van tevoren betalingen in, zodat deze tijdens uw afwezigheid gewoon doorlopen. Denk aan het uitbetalen van het personeel en het regelen van de btw-aangifte.
6 Personeel alert maken op acquisitiefraude
In de zomerperiode worden vaak spookfacturen of valse nota’s verspreid, in de hoop dat een onoplettende (vakantie) medewerker de facturen accordeert. In het dossier ‘acquisitiefraude’ op het BOVAG Ledenportaal staan tips over hoe u en uw medewerkers acquisitiefraude kunnen herkennen.
7 Beveiliging bedrijfspand checken
Sluit u uw bedrijf gedurende de vakantieperiode? Check dan de beveiliging van tevoren. Een bedrijfspand dat een tijdje onbemand is, is aantrekkelijker voor inbraak. Breng eventueel het beveiligingskantoor op de hoogte van uw afwezigheid. Daarnaast kan het geen kwaad de inbraakverzekering nog eens te controleren.
8 BHV’ers regelen
Zorg bij het maken van de personeelsplanning in de vakantietijd dat er steeds voldoende BHV’ers aanwezig zijn. Is uw bedrijf gevestigd op een bedrijventerrein, dan kunt u met andere bedrijven afspreken om paraat te staan bij calamiteiten.
9 Zomer inluiden met het personeel
Een zomerborrel of -barbecue is een activiteit bij uitstek om in een andere setting bij te praten met medewerkers en collega's. Het uitwisselen van vakantieplannen onder het genot van een hapje en drankje is altijd goed voor de sfeer binnen het bedrijf.
10 De vakantieperiode evalueren
Het is belangrijk om bij terugkomst uw afwezigheid te evalueren. Wat liep goed, wat juist minder en wat kan de volgende keer slimmer worden geregeld? Dan kunt u de volgende keer met een nóg geruster hart op vakantie.