Het hangt er van af om wat voor gegevens het gaat. Zo bent u wettelijk verplicht om gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn tenminste 7 jaar nadat de werknemer uit dienst is gegaan te bewaren.
Daarnaast geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na de uitdiensttreding voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer.
Voor zaken uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaarplicht bestaat geldt dat u deze tot maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband mag bewaren. Denk hierbij aan gespreksverslagen, verzuimgegevens, correspondentie over functiewijziging en dergelijke. Zijn gegevens al eerder niet meer nodig, dan moet u deze in principe direct verwijderen.
Wel mag u gegevens langer bewaren als er sprake is (geweest) van een arbeidsconflict met een werknemer, of als er nog een rechtszaak loopt.